Verdien av samhandlingssoner

Det kan være svært frustrerende når kommunikasjonen mellom avdelinger svikter. Det skaper ekstra arbeid og manuelle oppgaver. Pureservice er en servicedesk for alle servicefunksjoner. Det betyr sømløs kommunikasjon mellom avdelinger og henvendelser som løses raskere. Pureservice fremmer samarbeid. 

En servicedesk for flere avdelinger 

I utgangspunktet er en servicedesk ettertraktet og et «must have» for IT-avdelinger. Pureservice gir dere full kontroll på alle henvendelser og hendelser relatert til IT i bedriften. Vi ser hos mange av våre kunder at det ikke bare er IT som har behov for å få kontroll på sine henvendelser, men at flere andre avdelinger og team i organisasjonen har det samme behovet. Derfor har servicedesk nå blitt et yndet verktøy bredt i hele organisasjonen. Et verktøy som ikke bare tar imot alle henvendelser, men som også fordeler dem automatisk til riktige personer og avdelinger samt åpner og styrer eventuelle samarbeid på tvers av avdelinger. Vi har gjort arbeidsflyt og samarbeid enkelt.  

Så hvordan fungerer det i praksis? 

La oss se på et eksempel: 

En avdelingsleder gjør en ansettelse

I de fleste bedrifter er det flere avdelinger som skal involveres i en ansettelse. HR skal ta seg av kontrakter, Økonomi med lønn og skattekort og IT skal klargjøre telefon, PC og tilhørende programvarer med mer. I en bedrift uten en servicedesk vil dette tilsi minst tre individuelle e-poster med forskjellig fritekst som må følges opp enkeltvis hvor den eneste statusen du har er når noen svarer. 

Gjør du samme operasjonen med en servicedesk og med et skjema tilgjengelig for aktuelle avdelingsledere, skjer dette; Ved registrering av en nyansettelse fyller du ut ett dynamisk skjema for ansettelser som endres basert på valg og behov for informasjon for de aktuelle valgene for stillingen som besettes.

Når skjemaet er ferdig utfylt og sendes inn blir det registrert som en sak i servicedesken med automatisk genererte oppgaver til alle involverte med aktuelle data fra skjemaet. Alle aktuelle avdelinger som er involvert i ansettelsesprosessen får dermed tildelt oppgaver med tidsfrister og varslinger for f.eks. registrering av bruker i AD og rettigheter, opprettelse av e-postkonto, adgangskort, bestilling av PC, portering av mobilabonnement, registrering i lønnssystem, registrering i HR system – for ikke å glemme å bestille blomster til første dag. Avdelingsleder får full oversikt og kan lett følge med i saken og følge med ettersom oppgavene blir utført inne satte frister. Kan det bli mer smidig? 

Eksempel på dynamiskskjema

Dette er bare ett av mange eksempler. Ved å ta i bruk samhandlingssoner det kun fantasien som setter grenser. Her kan du lese mer om hvordan Skagerak energi utvidet fra IT til flere avdelinger. 

Samarbeid på tvers av avdelinger

Det er tydelig at det gir stor verdi for en organisasjon å benytte seg av en servicedesk. Med samhandlingssoner kan man også samarbeide i servicedesken, på tvers av soner og team.

En samhandlingssone er en samling av team som samarbeider innenfor et bestemt område. Samhandlingssoner tilpasses organisasjonen og gir dere flere valg. Det er eksempelvis muligheter for å styre hvilke soner som har tilgang på endringer og ressurser, samt ha ulike kategorigrupper til ulike team.

Er du interessert i å vite mer?

«Vi valgte Pureservice fordi det var det beste systemet av de vi vurderte. At Pureservice har vist seg å være en profesjonell, utviklingsorientert og god leverandør har vært en bonus. Vi bruker Pureservice i flere ulike avdelinger. En stor fordel med at de ulike avdelingene bruker samme system og at ansatte har én selvbetjeningsportal for alle sine henvendelser.» 
Lillesand Kommune

Så la ikke saker bli glemt, unngå misforståelser og forsinkelser. Sørg for at alle involverte får riktig innsyn og oversikt på oppgaver. Bli kvitt tradisjonelle rutineoppgaver og forenkle hverdagen til avdelingene og deres kolleger. 

Lyst til å utvide til flere avdelinger? 

Ta kontakt med rådgiver, Terje Burum. 
E-post: tb@pureservice.com  

Vi gleder oss!