Asset Management og ressursmodulen i Pureservice

Har du behov for å holde styr på dine ressurser?

Kanskje du har SSL sertifikater som må fornyes og skaper krise en gang i året, eller har du mistet oversikt over hvilket utstyr som er tilgjengelig på møterommene?

Uansett om du har lovet ledelsen å se på et verktøy for Asset Management uten budsjett eller ikke, så er det godt å vite at Pureservice har en ressursmodul tilgjengelig for alle.

Ressursmodulen i Pureservice er inkludert i ditt abonnement.

Hva er Asset Management – ressurshåndtering?

Asset Management er en forretningspraksis designet for å maksimere verdien av ressurser og verdier i en organisasjon ved å kombinere økonomiske, kontraktsmessige og inventardata for å spore statusen til en ressurs gjennom hele livssyklusen. Det sikrer at dine og din organisasjons materielle og immaterielle ressurser spores og benyttes.

Kort sagt, ressursmodulen håndterer livssyklusen til dine ressurser. På denne måten kan du administrere dem og sikre at riktig ressurs brukes til rett tid. Slik kontrollerer du hva som er viktig for driften av din organisasjon, og at livssyklusen til dine ressurser kan struktureres og støtte beslutningstaking.

Videre i artikkelen vil vi bruke ressurshåndtering for Asset Management.

Uansett om du er en ITIL entusiast eller ikke, er ressurshåndtering viktig for å holde orden på organisasjonens verdier og ressurser. Ressurshåndtering er en elementær støtte for ITIL-prosesser, inkludert endrings-, hendelses- og problemhåndtering. Med korrekt informasjon og data tilgjengelig, kan team handle raskt og forutsi virkningen av endringer raskere, helst før de skjer. Dermed bør innsikt og informasjon være tilgjengelig for organisasjonen og på denne måten levere verdi raskere.

Ressurser har begrenset levetid. For å maksimere verdien en organisasjon kan skape fra ressurser, kan livssykluser administreres proaktivt. Hver organisasjon kan definere ulike faser av livssyklusen, men de inkluderer vanligvis planlegging, innkjøp, integrering, vedlikehold eller oppgradering, og til slutt avskaffelse.

Hva er en ressurs?

En ressurs kan være så mangt. Nesten alt kan defineres som en ressurs. Ressurser, eller Assets defineres som all informasjon som eies av organisasjonen, systemer eller maskinvare som benyttes i organisasjonens driftsaktiviteter. Eksempler på ressurser kan være:

• Systemer
• Datamaskiner
• Lisenser
• Møterom
• Printer
• Adgangskort
• Kontrakter og avtaler

Alt kan være en ressurs. Avhengig av hvilken sektor eller bransje du jobber i og hva som er viktig for din organisasjon, definerer hva som er en ressurs.

Hvorfor er ressurshåndtering viktig?

Ressurshåndtering handler om mer enn å opprette en inventarkatalog. Det handler om å kontinuerlig benytte seg av og vedlikeholde ressursdata for å maksimere avkastning, minimere risiko og drive økt verdi til organisasjonen.

Når du unngår unødvendige innkjøp av ressurser og utnytter dagens ressurser best mulig, kan du også kutte kostnader for eksempelvis lisenser og støtte. Slik eliminerer du sløsing og forbedrer effektiviteten.

Med ressursmodulen i Pureservice får du informasjon som er tilgjengelig for alle. All data er samlet på et sted og du kan legge opp avhengigheter, relasjoner og endringer knyttet til ressursen. Det gir dermed oversikt på det som er viktig for deg og din organisasjon.

Når du vet hvor informasjonen er og har data som er enkelt å finne frem til, blir det enkelt å vedlikeholde og forbedre dataen også. På den måten skaper du en kontinuerlig forbedring av dine ressurser.

Hvordan fungerer ressursmodulen i Pureservice?

Ressursmodulen er et lett anvendelig verktøy for enkel og effektiv ressurshåndtering. Som saksbehandler i Pureservice har du en tydelig oversikt over alle ressurstyper, og bygger enkelt egne listevisninger med egendefinerte filtre. Åpnes en ressurs vises denne i en egen fane på lik linje som andre saker, endringer, brukere og firmaprofiler.

Har du ikke slått på ressursmodulen kan dette gjøres ved å følge instruksene i vår FAQ som finnes her.

En ressurstype kan være hva som helst du definerer som en ressurs eller noe du ønsker å ha kontroll på.

I en ressurstype kan du definere følgende:

• Navn på ressurstypen
• Et passende ikon
• Hvilken samhandlingssone som kan se den
• Ressurstypens felter
• Statuser som blir ressursens livssyklus
• Hvilke relasjoner ressursen kan knyttes til

Før du bestemmer deg for hvilke felter du trenger må du opprette ressurstypen. Om du har brukt skjemabyggeren for selvbetjeningsportalen, vil menyen for valg av felter for ressurstyper være et kjent syn.

Hvilke felter du behøver velger du selv, og navngir de etter behov. Du kan velge fra blant annet nedtrekksmeny, fritekst, nummerfelt og datofelt.

Pureservice tips: Når du involverer et datofelt kan du også starte arbeidsflyter på ressursen.

Eksempel 1: Skytjenester og datalagring utenfor EU

Ledelsen etablerer at dere skal ha alle tjenester i sky. I ressursmodulen kan du opprette en oversikt hvor du samler alle tjenester med tilhørende felter som er viktig for organisasjonen. På den måten kan du legge inn hvilket område tjenesten gjelder gjelder for, om tjenesten er levert i sky eller installert on-premises, og hvor dataen er lagret.

Når ledelsen senere spør om en oppdatering eller rapport på hvilke tjenester som har data lagret utenfor EU, så har du informasjonen lett tilgjengelig med tilhørende relasjoner og avtaler.

Eksempel 2: Møterom og utstyr

Du får en henvendelse på at projektoren i møterom Fossekall har sluttet å fungere. Når du går inn i ressursmodulen ser du at den aktuelle projektoren allerede har vært inne på en reparasjon tidligere. Denne gangen velger du at projektoren skal erstattes og finner frem kontaktinformasjon på leverandøren som er relatert til ressursen.

Ressursmodulen har dermed gitt deg informasjon på når projektoren var på reparasjon sist, hvilken leverandør den tilhører, hvem du skal kontakte og eventuelle avtaler med leverandør. Ettersom avtalen er lastet opp på ressursen kan du enkelt laste den ned og lese at du kan levere projektoren til gjenvinning og få rabatt på en ny. Deretter kan du opprette en arbeidsflyt på at projektoren er ødelagt, kontakte leverandøren og bestille ny projektor til rabattert pris.

Du har nå bestilt en ny projektor og kan overvåke møterom Fossekall videre. Om møterommet har problemer ofte, gir det rom for mer data til hva som kan være årsaken.

Kort oppsummert

Fordelene med ressurshåndtering er mange. Ressurser blir ofte dokumentert på for mange steder av flere ulike personer. Med et tydelig eierskap og et verktøy som sentraliserer informasjon blir ressurshåndteringen svært nøyaktig. Som resultat er det enkelt for deg å ta informerte beslutninger.

Hvilket utfall du ønsker for din organisasjon er avgjørende. Først må det defineres hvilket behov som ligger der, og behovet styrer hva som skal gjøres. Deretter må ressursene vedlikeholdes og være en del av den daglige driften.

En suksessfull implementering av ressurshåndtering kommer av god planlegging og med tydelige retningslinjer for bruk og vedlikehold. I Pureservice kan du tilgangsstyre hvem som kan se og styre ulike ressurser. Slik kan du fordele ansvar basert på ressurs og område, og få maksimal verdi ut av din organisasjons ressurshåndtering.

Ønsker du å høre mer?

Vil du se nærmere på hva Pureservice kan gjøre for å støtte ditt behov? Ta kontakt med din Customer Success Manager for en hyggelig prat om ressurshåndtering.

Marius Eldor Børseth
Customer Success Manager

Synne Mari Jacobsen Myrbø
Kommunikasjons-ansvarlig