Slik lyktes Vestfold med å sette ti ganger så mange saker i system

– Pureservice er litt langt å si, så vi har brandet det som «Pus», ler service manager Audun Sivertsen.

Nylig tikket det inn en sak fra en innbygger som ville be noen rivningsarbeidere være ekstra forsiktige fordi hans egen pus likte å oppholde seg i området. Det ble en snakkis på kontoret, og viser at systemet brukes til både stort og smått.

Vant anbudet på kvalitet og pris

Før Pureservice brukte Vestfold fylkeskommune et annet system. Da de måtte ut med et anbud, ble det en anledning til å revurdere om de kunne finne noe enda bedre.

– Vi evaluerte på både kvalitet og pris, og Pureservice utmerket seg på begge deler. Vi fikk i både pose og sekk, forteller Audun.

Han anslår at de nå er rundt 150 saksbehandlere totalt i Pureservice, med en brukermasse på røft regnet 10 000 elever og 2 500 ansatte. I tillegg er alle fylkeskommunens innbyggere potensielle brukere, med selvbetjeningsportalen tilgjengelig for å sende inn saker.

Bilde: Pus fikk en sentral plassering da systemet gikk live i desember 2025.

I tillegg til skolen, som er den største brukergruppen, brukes Pureservice blant annet til fylkeskommunens kollektivseksjon, og skal snart rulles ut til serviceseksjonen, som består av vaktmestre, renholdere og sentralbord.

Var med på å utforme utlånsmodulen

En av Pureservice sine populære moduler er assets, eller utstyrshåndtering. Den har en egen utlånsfunksjonalitet, som faktisk kan føres tilbake til Vestfold fylkeskommune.

– God utstyrshåndtering var ett av kravene i anbudet. Så det ble en del av premisset at Pureservice skulle utvikle en utlånsmodul som kunne understøtte prosessene våre, forteller Audun.

Fylkeskommunen har en PC-ordning for elevene, der hver maskin skal registreres, leveres ut og til slutt skifte eier. I dag ligger PC-er, iPader og tjenestetelefoner i modulen, både for elever og ansatte.

– Siden modulen blir vårt inventarsystem som skal holde styr på store verdier, måtte ha bedre rettighetsstyring for at ikke alle kunne gå inn og endre status på en enhet. Det har vi fått på plass nå, sier Audun.

Bedre oversikt med flere registrerte saker

Audun forteller at responsen fra saksbehandlerne på det nye systemet har vært svært positiv, og at flere saker registreres. Henvendelser som tidligere lå spredt i innbokser blir nå registrert, hvilket gir en bedre oversikt og sparer tid.

– Antallet innmeldte saker har tidoblet seg for enkelte avdelinger. Brukerne registrerer dem i en helt annen grad enn de gjorde med det gamle systemet. Vi har for eksempel fått tilbakemelding fra HR om at dette sparer dem for masse tid, sammenlignet med sakbehandling via felles e-postkontoer.

Han nøler ikke med å svare på spørsmålet om hva som er Pureservice sine sterkeste sider:

– Systemet er responsivt og raskt, og grensesnittet er både fresht og intuitivt å jobbe med.

Fremdeles gjenstår store ting for fylkeskommunen:

– Vi har startet opp et prosjekt for å tilby Pureservice for alle som driver en eller annen form for saksbehandling, kundeservice og brukerstøtte, både internt og eksternt, sier Audun.

Det blir altså langt mer enn katter å holde styr på for Pus i tiden fremover.