En enklere og mer selvstendig arbeidshverdag for Kanvas

– Vi opplever at de avdelingene som har tatt i bruk Pureservice kjenner på en bedring i sin hverdag med tanke på at de har kontroll og oversikt.

Ole Bruun
IT-ansvarlig, Kanvas

Behov for å sette store og små oppgaver i et system for bedre oversikt

– IT i en bedrift som er i en kraftig digitaliseringsprosess er mangfoldig. Vi har et høyt antall brukere som har behov for bistand med både store og små oppgaver. Kommunikasjon rundt brukerdrevne henvendelser har tidligere blitt løst med e-post, telefon, Teams-meldinger, små lapper eller beskjeder i kantinen, forteller Bruun.

Med et volum på over 1300 ansatte blir det en stor mengde henvendelser i løpet av året for Kanvas. Å ha et verktøy for å forvalte og ha kontroll som samtidig bistår med å prioritere dette i riktig rekkefølge med riktig prioritet og hastegrad er dermed svært arbeidsbesparende og lønnsomt.  

– Å gi brukere presis hjelp til riktig tid er en utfordring. Det har vært et viktig fokus for oss i tillegg til å redusere antall kontaktpunkter med sluttbruker. Vi vil ha kortest mulig vei for å kunne løse en problemstilling som forhindrer hverdagen til våre sluttbrukere. 

Vil du se hva Pureservice kan gjøre for din bedrift? Bestill en gratis demo her!

God opplæring for flyt på tvers av avdelinger 

Kanvas bruker Pureservice for IT-henvendelser, sakshåndtering for eiendomsavdelingen og har ekspandert bruken til andre funksjoner innen økonomi. I tillegg tar også HR avdelingen sine systemhenvendelser i Pureservice. 

– Vi opplever at de avdelingene som har tatt i bruk Pureservice kjenner på en bedring i sin hverdag med tanke på at de har kontroll og oversikt. Pureservice gjør det lett for oss å overføre saker om det skulle være sykdom, ferie eller annet fravær den dagen.

Stiftelsen forteller om servicedesken som en opplæringsmodul. Ved å fylle ut utfyllende informasjon på hvordan sakene er blitt løst, så vil det være lettere ved for eksempel en nyansettelse og gi en grundig innføring i daglig drift. Bruun forteller at det ligger mye læring i det.

– I tillegg tok vi oss god tid under opplæringen av Pureservice. Det var viktig for oss å fundamentere servicedesken internt, og jeg er glad for at vi satt av tid til å bli kjent med løsningen og lære opp saksbehandlerne internt før vi lanserte. Det har resultert i en vellykket implementering hos de avdelingene i Kanvas som benytter seg av Pureservice.

Det som tidligere var kommunikasjon gjennom e-post, telefon, lapper og muntlige beskjeder har nå blitt satt i system hos Kanvas. Med alle henvendelser samlet i servicedesken har stiftelsen bedre kontroll og oversikt i hverdagen.

– Den største endringen i hverdagen for min del er at jeg puster bedre. Jeg opplever at vi har kontroll og vi flytter et ansvar fra at vi skal gå rundt å huske på alle detaljer hos de ulike funksjonene, til at vi har objektbasert sakshåndtering. Vi har kontroll på arbeidet vårt og ingenting blir glemt, avslutter Bruun.

Fra venstre: IT-ansvarlig Ole Bruun og administrasjonmedarbeider Hilde Vatne Lande