HR-avdelingen er ofte limet i organisasjonen. Da sier det seg selv at dårlig ressursbruk får store og negative ringvirkninger. Ansattilfredsheten, rekrutteringsprosessene, stabiliteten, datasikkerheten – alt står på spill når HR-avdelingen ikke er velstyrt og effektiv.
Den gode nyheten er at tyvene som stjeler mest tid, ikke er spesielt vanskelige å utrydde hvis du tar noen få, men viktige grep. Her tar vi deg gjennom de tre store røverne og hvordan du knerter dem.
Tidstyv 1: Henvendelser via mange ulike kilder
En HR-avdeling har flere funksjoner. Da blir henvendelsene gjerne mange, forskjellige og sprikende – og de kommer inn fra alle kanter. Spørsmål om alt fra lønn, post og arkiv til personalsaker, kommunikasjon og rekruttering kommer inn via telefoner, tekstmeldinger og e-poster. Dette blir fort veldig uoversiktlig, som igjen skaper et frustrerende tidssluk.
Det finnes systemer som fikser alt dette ved å samordne henvendelsene, skape oversikt og rette alle spørsmål til de korrekte personene. Og da er problemet faktisk løst! Enormt mye tid blir spart når sjongleringen av telefoner, innbokser og diverse systemer erstattes av ett eneste stort system der alt samles.
Hva kan Pureservice gjøre for din HR-avdeling? Få en gratis demo her
Tidstyv 2: Mangel på selvbetjeningsmulighet for de ansatte
Mennesker skal aldri slutte å kommunisere ansikt til ansikt og hjelpe hverandre direkte når det trengs. Nettopp derfor er det viktig å skille disse sakene fra de små rutineoppgavene de aller fleste liker å fikse selv. Og det er mye de ansatte kan ordne på 1–2–3 ved hjelp av selvbetjening. Logging av eget fravær, søknad om ferie, oppdatering av personlig informasjon, tilgang til enkelte dokumenter …
Vi vet at dette er ting de ansatte selv både kan og vil styre på egen hånd så lenge selvbetjeningen er enkel nok til at alle får det til. Vi vet også at slike oppgaver skaper massevis av unødvendig manuelt arbeid for HR-avdelingen dersom det ligger i deres hender.
Det finnes gode, intuitive og enkle selvbetjeningsportaler som kan gjøre alle ansatte til selvgående, digitale brukere! En god plattform av denne typen gir dessuten de ansatte frister og påminnelser når det trengs, og de kan finne svar på spørsmål i form av FAQ-er og andre dokumenter i stedet for å ringe HR.
Dette er et grep som virkelig skaper umiddelbar verdi for både de ansatte og HR-avdelingen. Den enkeltansatte slipper frustrasjon og venting, og HR-avdelingen får frigjort masse tid de kan bruke på de mellommenneskelige oppgavene i stedet.
Les mer om hjelp til selvhjelp for ansatte her
Tidstyv 3: Dårlig tilrettelegging for sikkerhet og personvern
Ja, for dette er så utrolig viktig. Her kan dårlige systemer bli et ressurssluk av dimensjoner. Men også de små, dagligdagse tidstyvene som følger av dårlige sikkerhetssystemer, er frustrerende nok.
HR-avdelingen har tilgang til store mengder sensitiv informasjon om de ansatte. Mangler systemet deres smarte tilgangsbegrensninger, går mye tid tapt på manuell håndtering og overvåking av tilgangsnivåer. Hvis uhellet er ute og feil personer får tilgang til feil opplysninger, er opprydningen dessuten svært tidkrevende (og ikke nødvendigvis godt for tilliten heller).
De store, alvorlige scenarioene som datainnbrudd med tyveri av personopplysninger eller HR-data som krypteres av skadelig programvare, er naturligvis sjeldnere. Men det skjer. Datainnbrudd kan skje hvor som helst; det er ikke noe som «bare hender andre». Denne tidstyven kan i verste fall ende med å bli den store røveren som slår beina inn under hele bedriften.
Det finnes gode og effektive internsystemer som også er bygget opp rundt prinsipper som trygghet, konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet – inkludert skybaserte!
Bruk også en systemleverandør som følger høye standarder for informasjonssikkerhet, og som er transparente rundt eget arbeid med dette. Sørg også for at HR-avdelingens system har smart tilgangsstyring så det er lett å ha kontroll på hvem som ser hva. Slik slipper dere både de små, irriterende tidstyvene – og den virkelig største og skumleste av dem alle.
Du kan lese mer om sikkerhet her.
