Servicedesk: Et verktøy for hele organisasjonen

Når du hører ordet servicedesk, hva tenker du på? For mange er nok IT-avdelingen det første som dukker opp.

Tradisjonelt sett er det også IT-avdelingen som har vært servicedeskens hovedmålgruppe. Men i 2025 er det i beste fall en sannhet med modifikasjoner. 

Vi snakker tross alt ikke om nisjefunksjonalitet. En servicedesk er (veldig kort oppsummert) et verktøy for å strukturere og automatisere henvendelser, samt holde oversikt over utstyr og ressurser.

Det er noe enhver moderne organisasjon kan ha bruk for.

HR og effektivisering av personalprosesser

En av de større avdelingene som har trykket servicedesken til sitt bryst er HR. I likhet med IT har de mange faste oppgaver, og mottar ofte henvendelser fra medarbeidere.

Servicedesken brukes for eksempel til å strømlinjeforme onboardingprosessen for nye ansatte. Sett opp et fast løp med bestilling av laptop og tilganger, få på plass persondata inn i eksisterende systemer og book inn bli kjent-møter eller opplæringstimer. 

Sykefravær og permisjoner kan registreres automatisk fra ansattes side, og de kan også ty til servicedesken for svar på spørsmål om andre personalsaker.

Som de sier i HR-avdelingen til Østre Toten kommune:

– Vi har ikke lenger utfordringer når noen er borte, for oversikten er der uansett i Pureservice. Om en ansatt har ferie eller er syk, er det enkelt å tildele sakene til en annen saksbehandler.

Saksbehandling for økonomi og lønn

Økonomiavdelingen har også mye å vinne på å ta servicedesken i bruk. 

Spørsmål om lønnskjøring fra ansatte, eller fakturering og betaling av eksterne samarbeidspartnere, kan besvares automatisk via servicedesken. 

Trenger du å gripe inn, kan det automatisk opprettes en sak, uansett om den kommer via telefon, e-post eller (i Pureservice sitt tilfelle) en egen selvbetjeningsportal.

Alt sorteres automatisk etter ansvar, prioritet og kategori, og all tilleggsinformasjon knyttet til saken lagres automatisk under riktig henvendelse.

Servicedesken knytter virksomheten sammen

Pureservice brukes av alle slags virksomheter, fra høyere utdanning til vedlikehold av vei. I tillegg til å gjøre hver enkelt avdelings jobb lettere, kan servicedesken være knutepunktet som letter jobben mellom avdelingene.

Om HR får et spørsmål om lønn, kan de enkelt sende saken videre til økonomi – fordi alle sitter i samme system. Funksjoner som samhandlingssoner gjør at du kan detaljstyre hvem som får innsikt i hva, uten å bekymre deg for at noen ser noe de ikke skal.

Blant servicedeskens fornemste egenskaper, er først og fremst den, at den knytter hele organisasjonen sammen.