Hva er kontinuerlig forbedring?
Kontinuerlig forbedring er en praksis som består av å kunne hele tiden forbedre produkter, tjenester, arbeid og miljø. Forbedringsområdene kan være både store og små. Det handler om å være obs på forventninger, utførelse og resultater for å bruke all lærdom til neste gang.
En sentral del av kontinuerlig forbedring er å skape en kultur for læring og innovasjon. Det er viktig å oppmuntre til deling av kunnskap, erfaringer og ideer mellom avdelinger og team. Å etablere et miljø der ansatte føler seg trygge på å komme med forslag til forbedringer, uavhengig av hierarki, er avgjørende for suksess. Dette kan oppmuntre til kreativitet og nye perspektiver som kan føre til innovative løsninger.
Som konsept finnes kontinuerlig forbedring i flere praksiser som eksempelvis ITIL, Prince2, Six Sigma, LEAN og utallige ISO standarder. Det er et konsept som gang på gang viser til at man må forbedre seg eller falle til side i markedet.
Et eksempel: forbedring etter en IT-hendelse
Etter en større hendelse i IT-infrastrukturen utarbeider du en rapport som beskriver hendelsesforløpet og gode og dårlige forhold som er avdekket. Du lager oppfølgingsoppgaver for å hindre at noe uheldig skjer igjen, og hvordan du kan løse hendelsen mer smidig neste gang. Resultatet er bedre opplæring av ansatte, mer beskrivende dokumentasjon, raskere kommunikasjon og tidligere engasjement av flere ressurser.
Hvordan utføre effektiv kontinuerlig forbedring
For å kunne utøve effektiv kontinuerlig forbedring, må du ha data som kan stoles på. En kilde til data kan være saksbehandlingssystemet. Ved bruk av et system for saksbehandling er dette ofte en grunnsten i hvordan du jobber. Et eksempel på nyttig informasjon er hvordan saker organiseres og utføres.
Hvis du har klassifiseringen på plass, så har du data til å gjøre følgende:
- Se på volum av saker den siste måneden sammenlignet med samme periode i fjor for kapasitetsplanlegging.
- Se på SLA for etterlevelse på nettverkssaker, og vurdere om det er noe overordnet som må forbedres på kunnskapssiden.
- Identifisere hvilke endringer som har ført til hendelser, og deretter lage en plan for å forhindre at det skjer igjen.
En annen viktig faktor for vellykket kontinuerlig forbedring er å ha klare mål og indikatorer for suksess. Ved å definere tydelige mål kan du måle fremgangen og effektiviteten av tiltakene enda bedre. Det er også essensielt å involvere alle relevante interessenter i prosessen, inkludert ledelsen, ansatte og kunder. Dette sikrer at alle er engasjert i forbedringsarbeidet og føler eierskap til resultatene.
Med et system for saksbehandling som kilde på data kombinert med målsetninger om forbedringer, har du et fantastisk utgangspunkt.
Kompetanseutvikling og prioritering for maksimal verdi
En viktig del av kontinuerlig forbedring er investering i kompetanseutvikling og opplæring. Å utstyre de ansatte med ferdighetene og kunnskapen de trenger for å iverksette endring er avgjørende for å oppnå bærekraftige resultater. Dette kan oppnås gjennom workshops, kurs og veiledning som støtter ansatte i å tilegne seg nye ferdigheter og kompetanse innen sitt fagområde.
Mens kontinuerlig forbedring kan være en kontinuerlig prosess, er det også viktig å være strategisk i valg av forbedringsområder. Å prioritere initiativer basert på deres potensial til å påvirke organisasjonens mål positivt, bidrar til å maksimere effekten av innsatsen. Det er viktig å være fleksibel og tilpasse strategien din etter hvert som organisasjonens behov og omstendigheter endres.
Hold det enkelt og ha det gøy på veien
Kontinuerlig forbedring krever engasjement og vilje til å utforske nye muligheter. Gjennom systematisk læring, tilpasning og innovasjon kan din virksomhet oppnå en varig konkurransefordel og levere verdi til kunder og interessenter på en stadig mer effektiv måte. Hold det enkelt og iverksett en modell som folk forstår.
Til slutt er det viktig å feire suksesser og anerkjenne innsatsen til alle som har bidratt til kontinuerlig forbedring. Å feire milepæler og positive resultater kan bidra til å holde ansatte motivert og engasjerte. Det kan også bidra til å styrke en organisasjonskultur som støtter kontinuerlig forbedring som en integrert del av virksomheten.
Vil du vite mer?
Ønsker du å se mer på hvordan du kan bruke Pureservice som et støttende verktøy for kontinuerlig forbedring i din organisasjon? Ta kontakt med din Customer Success Manager.
