Hvordan jobbe med endring?

Vi har også skrevet et innlegg om hva bør man tenke på før man starter med endringsstyring. Les innlegget her før dere leser dette innlegget.

Normal endring

La oss starte med å se på hvordan løpet i en normal endring kan se ut. Dette er endringer som følger en fast prosedyre. Modellen under viser hvordan stegene i endringsprosessen kan se ut:

Vi skal nå gå litt mer i dybden på de definerte stegene:

En endring starter med en endringsforespørsel, hvor en bestiller sender inn en endringsanmodning (Request for Change). Denne kan komme inn fra et skjema og er forslaget til endringen som skal vurderes. Under planleggingen er det viktig at bestiller legger inn alle endringsdetaljer.

Endringsanmodningen blir gått gjennom av et endringsråd eller koordinator. De bestemmer om endringen skal gjennomføres eller ikke, og legger til et notat på endringen. Alle endringer skal logges, uavhengig om de blir godkjent eller ikke.

I Pureservice kan man benytte seg av maler for å legge til punktene som bør svares på i et endringsnotat. Se eksempel under:

Om endringen ikke skal gjennomføres settes den til status Avvist. En endring kan avvises av ulike grunner, som mangelfull planlegging eller informasjon. Her går endringen tilbake til bestiller, og man må starte planleggingen på nytt.

En endring som er blitt godkjent, setter man til status Implementering. Under implementeringer jobber man med å gjennomføre endringen, og så setter man den til implementert når endringen er ferdig utført.

Forhåndsgodkjent endring

Ved forhåndsgodkjente endringer blir prosessen litt annerledes. De krever ikke en endringsforespørsel før de kan gjennomføres da de har lav risiko, og følger en fast prosedyre uten behov for videre godkjenning.

Under ser du et eksempel på hvordan løpet kan se ut:

Som du ser, er det færre steg i denne prosessen. Det er bestiller som planlegger og registrerer endringen. Endringen blir automatisk godkjent, og kan gå rett til status implementering.

For statusene implementering og implementert, er disse like som for normale endringer.

Om dere har repeterende endringer, kan maler med fordel benyttes til å automatisere store deler av endringen.

Hjelpemidler som kan brukes for å prioritere endringer

Alle endringer som skal gjennomføres må vektlegges mot hverandre for at de skal kunne prioriteres hensiktsmessig. Her kan der være lurt på å bruke tavlevisning for å få oversikt.

Funksjoner for å hjelpe dere å vektlegge endringene:

• Planlagt dato: Bruk datofeltet for å tidfeste endringen.
• Prioritering: Dette gir en grovsortering av hastighetsgrad.
• Risikoer: Legg til risikoer som kan oppstå, for å kalkulere risiko.

Jobber dere på denne måten vil endringer bli dokumentert, historikk vil ligge i loggen, man vil se om de er gjennomført eller avvist, og de vil bli tidfestet.