Mange velger unødvendig tunge internasjonale sakshåndteringssystemer som skyter langt over hva du egentlig behøver. Den ytterste konsekvens kan være at du ikke får løst alle sakene som kommer inn. Noen glipper, andre får altfor lang responstid. Da vil du slite med effektiviteten og effekten av dette gjenspeiler seg i hvordan dere utfører arbeidet. En servicedesk som passer deg, vil være en ressurs som bidrar til kvalitet i alle ledd, men også en enklere arbeidsdag.
1. E-posthåndtering
De fleste får svært mange henvendelser på e-post. Noen av disse kan besvares der og da, men hva med de som må løses av en annen – eller av flere? Og hva med unødvendig ekstra arbeid fordi vi ikke umiddelbart ser hva noen har gjort før oss? Vær oppmerksom på at du velger et system som vektlegger sakshåndtering også gjennom e-post. Dette vil si at servicedesken automatisk oppretter mailen som en henvendelse og at videre sakshåndtering delegeres videre i teamet eller til en annen person. Et nøkkelord her er loggføring. Det utføres for deg uten at du må foreta deg noe. Du kan da følge med på saken videre helt til den er løst. Det er viktig å ikke ha noen løse tråder.
2. Stort er ikke nødvendigvis det beste!
Vi har alle vært der. Du trenger assistanse med servicedesken, og spørsmålet du sendte til support blir sittende fast på den andre siden av jorden der de fleste sover. Det er heller ingen du kan ringe, og svaret lar vente på seg. Kanskje ikke alle du jobber med behersker engelsk like godt, og føler ubehag med å forklare tekniske detaljer rundt en problemstilling. Det blir langt unna og lite brukervennlig. Tidsfristene gnager i bakhånd, og det er ikke alltid at problemet kan løses uten support. Da er det viktig å tenke på utfordringene du kan møte om du velger en løsning fra et stort konsern i en annen tidssone. Spør deg selv om du vil drukne blant mange, eller om du og din virksomhet blir sett? Finn de som du kan kommunisere enkelt med og når du behøver det.
3. Jobb i “skyen”
Hovedfordelen med å jobbe i skyen er at servicedesken blir oppgradert og utviklet eksternt, uten at du trenger å tenke på vedlikeholdet selv. Med andre ord så burde du velge det som bidrar til at de ansatte bruker tid på det som er viktig; kjernevirksomheten! Du er heller ikke avhengig av å ha en IT-avdeling for å få dette på plass!
4. Kom raskt igang
Dette handler like mye om pris som det handler om tid. Ofte er store og tunge systemer konsulentdrivende. Installeringen kan ha det samme kostnadsbilde som selve bruken, og kostnadene vokser også i takt med avtalen. Skal du ekspandere og utvide? Finn et system som lett kan vokse med bedriften. Om du f.eks skal inkludere en ny avdeling er det fint om plattformen løser dette på en enkel måte uten store konsulentutgifter. Det er også viktig at ikke implementeringen tar for lang tid. Tidsspørsmålet er kanskje grunnen til at du har kviet deg for å skaffe en ny løsning? Det finnes heldigvis produkter der ute i markedet som har et stort fokus på dette.
5. Godt brukergrensesnitt og design
Med en servicedesk skal du få oversikt, løse, og delegere saker om nødvendig. Tidsfrister og varslinger vil hjelpe deg og dine kolleger med å sette klare forventninger til tidsbruk og hvor lang tid det tar å løse en sak. Dette vil strukturere alle ledd internt, og levere bedre og raskere. Derfor er det viktig at alle, uansett bakgrunn, bruker en servicedesk som har en intuitiv tilnærming til design. Det er også et poeng at de som melder inn en sak opplever plattformen tiltalende og enkel, – på den måten blir det et verktøy som alle får gleden av.
Pureservice er en servicedesk som hjelper deg med å organisere henvendelser og gir deg oversikten til å prioritere, delegere og imponere! Du vil få muligheten til å strukturere hverdagen med automatiserte prosesser som hjelper deg med å spare tid og krefter. Vi befinner oss på Karl Johan i Oslo, og Pureservice servicedesk er utviklet av våre dyktige medarbeidere! Vi kjenner det norske markedet og vet hva som trengs for å hjelpe deg med god sakshåndtering.
Er du interessert i mer informasjon?
Skrevet av Marius Jones
Få en gratis demonstrasjon
Vi er opptatt av at du skal få den beste opplevelsen når du prøver Pureservice. Derfor kan vi skreddersy din gratisversjon etter ditt behov, slik at du umiddelbart får den beste opplevelsen.
