Österbergs er en logistikk- og servicepartner for industri i Värmland, Närke og Götaland. Med 125 ansatte, egne turbiler og et serviceverksted leverer de produkter og tjenester til sveis, bygg, luft, produksjon og hydraulikk.
De er et selskap som er vant til å ha kontroll på ting. Men internt på IT-avdelingen brukte de e-post til å koordinere alt. Det gikk sånn passe.
– Vi var seks personer som jobbet i samme innboks, med personlige mapper for å holde oversikt. Jo mer du vokser og flere e-poster som kommer inn, desto mer tungvint blir det, sier Tomas Wahlén, IT-sjef i Österbergs.
Noe måtte gjøres.
Ville ha en enkel og oversiktlig servicedesk
Tomas gikk sammen med tekniker Peter Lindén, begge tidligere konsulenter med lang servicedesk-erfaring, for å finne det beste systemet. De hadde allerede noen tydelige kriterier.
– For min del var det viktig at det kunne håndtere grunnleggende ITIL. Vi var også opptatt av asset-funksjonalitet og god oversikt og sporbarhet for både oss og sluttbrukerne. Da vi bare brukte e-post kunne ikke sluttbrukerne vite hvordan vi fulgte opp sakene deres, sier Peter.
Tomas skyter inn:
– Vi har begge jobbet i en annen servicedesk før, som fylte alle funksjoner men var ganske kompleks å bruke. Pureservice kan gjøre alt det samme, men på en mye enklere måte.
Peter nevner også Pureservice sin alt-i-ett-modell som et stort fortrinn:
– Lisensmodellen er tydelig og enkel, og du må ikke bygge på med add-ons og agenter fra utsiden. Du har dessuten fri tilgang på support for å sparre tanker og ideer uten å være redd for å pådra deg store konsulentkostnader for hver time.
Rask onboarding i løpet av seks uker
Mange blir ofte sittende med et system som fungerer dårlig, fordi de er redde for at det vil ta lang tid å få på plass en ny servicedesk. Österbergs var ikke i den kategorien.
– Fra begynnelsen av var det tydelig fra Pureservice hvordan du kommer i gang, så det var ingen bekymring for oss. De svarte raskt når vi ville i gang, og det har ikke vært noen hindre på veien, sier Peter.
Tomas forteller om en effektiv onboarding-fase:
– Vi begynte med et planleggingsmøte og satte opp de grunnleggende innstillingene. Mellom møtene satt vi selv og konfigurerte, og seks uker senere hadde vi et kjørbart produkt.
Peter mener selv det kunne gått enda raskere dersom de hadde prioritert det:
– Hadde vi bare sittet med dette ville vi vært klare på to uker. Det tok bare halvannen måned fordi det er annet å gjøre i bedriften også.
Ser store forbedringsmuligheter for andre avdelinger
Österbergs har ikke brukt Pureservice lenge, men har allerede tanker om å utvide til flere avdelinger.
– Vi ser muligheter for å forbedre flyten for serviceverkstedet som tar imot maskiner og låner ut. Ordremottaket har dessuten samme innboksløsning som vi hadde, som en servicedesk kan håndtere bedre, sier Tomas.
Han forteller også at samarbeidet blir enklere med en skandinavisk aktør:
– Det er enklere å få kontakt når man sitter nær hverandre, og størrelsen på selskapet har også en betydning. Multinasjonale amerikanske bedrifter på hundre tusen ansatte er nok ofte tyngre å jobbe med.
Peter avslutter med et råd til andre som vil i gang raskt med ny servicedesk:
– Ha et tydelig mål, og hold det enkelt i begynnelsen. Det kjennes kanskje som du ikke har gjort nok, men du kan alltid bygge ut mer senere.
Skrevet av Marius Jones
Få en gratis demonstrasjon
Vi er opptatt av at du skal få den beste opplevelsen når du prøver Pureservice. Derfor kan vi skreddersy din gratisversjon etter ditt behov, slik at du umiddelbart får den beste opplevelsen.
