Geomatikk: – Pureservice sparer oss for et årsverk

– Vi har en lang historie med Pureservice siden 2010, da de fortsatt het SupportPoint. Det er en hårfin balanse mellom entusiast og plageånd, og jeg maste så mye på dem at jeg fikk egen entusiastpris, forteller Truls Bathen.

Geomatikk har to temmelig forskjellige hovedoppgaver: Verning av kabler mot graveskader, og digitalisering av offentlige arkiver.

Skal noen grave i Norge, må de gjennom Geomatikk først, for å sikre at ikke de skader underjordisk infrastruktur.

De siste femten årene har Pureservice spart selskapet for store mengder arbeid.

Tre samhandlingssoner og én separat servicedesk

I skrivende stund bruker Geomatikk Pureservice i Sverige, Danmark, Finland, Nederland og Spania.

IT-driftsavdelingen har fått sin egen lukkede instans av Pureservice på engelsk, til å håndtere internasjonale saker. Her i Norge har de delt inn en felles løsning i tre samhandlingssoner, med Single Sign-On (SSO) for alle Windows-brukere.

– Jeg bruker selv de tre sonene veldig aktivt. Det er én for fakturahåndtering, én for utvikling og support, og én for datafangst og scanning av dokumenter. Vi vurderer også HR og enda noe mer utvikling, sier Truls.

Samhandlingssonene sørger for å holde murene oppe mellom avdelingene, men med full mulighet for kommunikasjon og deling av saker på tvers. 

Kaller API-løsningen til Pureservice for et gullegg

Av de 13 000 sakene som Geomatikk behandler i året, går rundt 6 000 av dem på å opprette bedriftsbrukere i virksomhetens andre systemer. 

– Skal noen opprette bruker i kundeportalen vår, leter Pureservice sitt API etter firma og person i kundedatabasen, dobbeltsjekker med Brønnøysundregisteret, og legger alt inn i et webskjema, sier Truls.

Slik sikrer de at informasjonen stemmer, og sparer tid på manuell punching av data.

Pureservice er også koblet opp til CRM, slik at hver gang support mottar en henvendelse, får saksbehandleren opp kontaktinformasjon og full sakshistorikk på skjermen.

– API-løsningen er det store gullegget til Pureservice. Det er der magien ligger. Vi sparer et årsverk, og kan gi enormt mye bedre kundeservice, sier Truls.

Setter opp arbeidsflytene selv, med hjelp fra rådgiver

Truls har selv satt opp alle arbeidsflytene i Pureservice, med et utfyllende nettverk av kategorier og produkter.

– Jeg har flere hundre kategorier i Pureservice, som er mye sammenlignet med mange andre brukere. Pureservice bare rister på hodet når vi viser dem det, ler han.

Heldigvis er alt organisert i et oversiktlig kategoritre med produktfamilie på toppen, og deretter bygget i flere lag nedover.

– Pureservice er et selvforklarende system, men har også en brukermanual på hundrevis av sider. Det illustrerer at man kan gjøre ganske mange ulike ting med det systemet her. Da er det veldig lurt å ha god dokumentasjon, sier Truls.

Når han er usikker på hvordan noe skal løses, forhører han seg med sin faste rådgiver, Frank.

– Når noen kommer til meg og spør om vi kan bruke Pureservice til noe, så ringer jeg Frank og lufter ideen. Ofte har noen andre gjort noe lignende, så vi slipper å finne opp kruttet på nytt.

Han avslutter:
– Pureservice er det viktigste verktøyet vi har for å få med oss og følge opp alle henvendelser.