Stian Torland og resten av IKT-avdelingen ønsket seg et sakssystem flere av organisasjonens avdelinger kunne ta i bruk. Samtidig var det på høy tid å bytte ut det store og kronglete systemet de brukte i sin egen avdeling.
– Vi trengte et system som var enkelt å bruke både for saksbehandlere og ikke minst sluttbrukerne – altså de øvrige ansatte i Fitjar kommune. På det tidspunktet brukte vi et større system som antagelig hadde passet til en diger organisasjon, men for oss ble det for stort med for mange via-via-klikk og for mye unødvendig informasjon. Jeg visste at vi trengte noe skalerbart, enkelt og greit, derfor tok jeg kontakt med Pureservice, sier Torland.
Gikk tilbake til Pureservice etter å ha prøvd et større system
Det var ingen tilfeldighet at det var nettopp Pureservice Torland kontaktet da de skulle gå over til et bedre tilpasset system. Da han begynte å jobbe i organisasjonen for noen år siden, var det Pureservice de brukte.
– Og det fungerte godt! Men da vi skulle begynne å jobbe skybasert og var usikre på hvordan vi skulle løse integrasjonene på best mulig vis for alle, benyttet vi anledningen til å teste ut en ny løsning som vi holdt oss til i noen år.
Det ble likevel tydelig at systemet egentlig var for stort og komplekst til deres organisasjon. Særlig ville det bli tungrodd og vanskelig å få i bruk i andre avdelinger.
Det å få sluttbrukere til å ta i bruk sin del av systemet, er nemlig ofte den store utfordringen.
Verktøyet alle klarer å bruke
I Fitjar kommune er sluttbrukerne kommunens ansatte – som oftest avdelingsledere som skal melde inn saker. Torland kan fortelle at det har vært lett å få alle brukerne i organisasjonen ombord, og at overgangen har vært smidig og enkel.
– Det er mye takket være enkelheten i selve løsningen for sluttbrukerne, og at vi dessuten har integrert flere avdelinger og laget en portal der de får gjort veldig mye på egen hånd, sier Torland fornøyd.
– Ikke minst er Pureservice innbydende å gå inn i for alle. Det er enkelt for saksbehandlerne å gå rett inn i oppgavene sine, søke opp saker og få gjort det de skal, uten masse ekstraarbeid.
Både skalerbart og fleksibelt ved behov
Torland setter også pris på at Pureservice er allsidig når man trenger det. Et godt eksempel er hvordan de har integrert Fitjar Brann og redning i Pureservice-bruken, forteller Torland.
– Brann og redning bruker ikke Pureservice som sakssystem, men til utstyrssjekk for bilene og det øvrige utstyret på brannstasjonen. Mannskapet skanner da en QR-kode og kommer rett inn i et skjema, velger hvilken bil de skal ha utstyrssjekk på, og går gjennom en sjekkliste. Vi har fått bygget opp en dynamikk i skjemaet som gjør at de kan krysse av for at redskap og utstyr er OK, eller melde avvik og legge inn notater eller bilder ved behov. Dette gir brannsjefen god oversikt.
Nå skal kommunen også utvide bruken til vaktmester. Da kan det bli aktuelt å bruke enda flere av funksjonene i Pureservice, ifølge Torland:
– Til nå har vi hatt stor suksess med å bruke Pureservice som internsystem. Når vi utvider til vaktmester, kan det bli aktuelt å bruke løsningen Pureservice har for sluttbrukere også, slik at de kan melde inn ting som må fikses rundt i kommunen.
Ikke minst er Torland litt ekstra fornøyd med at Pureservice er norsk.
– Vi er jo patrioter. Og ikke minst fortjener de ansatte i Pureservice skryt, de er raske på ballen og flinke, avslutter han.
«Pureservice er innbydende å gå inn i for alle. Det er enkelt for saksbehandlerne å gå rett inn i oppgavene sine, søke opp saker og få gjort det de skal uten masse ekstraarbeid.»
Fitjar kommune
- Ligger i Sunnhordaland i Vestland fylke.
- Kommuneorganisasjonen har rundt 300 ansatte.
- Gjenopptok bruken av Pureservice etter å ha hatt et annet og større system i noen år.
- Begynte da å benytte Pureservice som internsystem i avdelingene for IKT, personal og lønn samtidig. Deretter har bruken spredt seg videre til Kundetorget og Brann og redning. Nå står også vaktmester for tur.
- Kommunens personalavdeling var først ute med å få en Pureservice-portal, som de bruker til personalsaker og e-post. Rådgiver Gro Skare Lien forteller at dette fungert så godt at hun anbefalte verktøyet videre i organisasjonen.
|
