Ineffektive arbeidsmetoder i økonomiavdelingen kan ha flere negative ringvirkninger for organisasjonen. Alt fra irriterende rapporteringsfeil til dårligere konkurranseevne kan starte med unødvendige tidssluk her.
Det er heldigvis ikke så vanskelig å identifisere de to store tidstyvene. De er nemlig to uvelkomne hoder på ett og samme troll: Mangel på et ordentlig godt system for alle innkommende henvendelser.
Tidstyv 1: Henvendelser dere drukner i – som ikke er satt i system
Økonomiavdelingen kommuniserer mye både internt og eksternt. En felles Outlook-innboks for henvendelser og oppfølging av disse kan kanskje virke smart, men kan i realiteten være et enormt tidssluk.
E-poster kan falle mellom to stoler og bli dårlig fulgt opp. Ny informasjon som kommer til underveis, kan gå under radaren. Samtaler kan koke vekk i innboks-kålen, og det kan være vanskelig å få oversikt over tidsfrister og prioriteringer. Det er heller ikke lett å holde styr på hvem i avdelingen som har ansvar for hvilke saker. Alt dette skaper uorden og potensielt mye dobbeltarbeid.
Kanskje får dere henvendelser fra andre kanaler i tillegg? Telefonsamtaler, tekstmeldinger, spørsmål ved kaffemaskinen og til og med gule lapper på kontorpulten må jo også følges opp for at dere skal kunne drive smart og effektivt. Hvordan skal disse fordeles og prioriteres?
Her er trikset: Sett alle henvendelsene i system – et smart system! Det er alt som trengs for å unngå at flommen av henvendelser fører til rot og dårlig oversikt.
Dette fikser dere ved hjelp av et sakssystem som oppretter hver eneste henvendelse som en egen, oversiktlig sak med eget saksnummer – uansett hvor den kommer fra. Henvendelsene kan tildeles riktig person, og prioriteres og sorteres etter forhåndsdefinerte kategorier. Tilleggsinformasjon som kommer inn underveis, lagres automatisk på saken slik at alt er samlet.
Dermed blir det enklere å ta over en sak dersom noen er utilgjengelig, og arbeidsmengden kan fordeles jevnt på teamet. I tillegg slipper dere å bruke mye tid på unødvendig leting.
Prøv Pureservice gratis i 60 dager.
Tidstyv 2: Henvendelser dere drukner i – som kunne blitt løst av seg selv
Ansatte som trenger hjelp til ting de både vil, kan og bør ha mulighet til å håndtere selv, er den andre store tidstyven i økonomiavdelingen. Heldigvis finnes det en enkel løsning også for dette.
Systemet dere bruker, bør ha en god selvbetjeningsportal for de ansatte der dere kan bygge dynamiske skjemaer som støtter de ansattes jakt på enkle svar. Da unngår dere tidkrevende henvendelser som går fram og tilbake. Med skjemaene kan dere dessuten lage arbeidsflyt som erstatter manuelle prosesser og dobbeltarbeid.
La oss ta et eksempel på hvordan det kan fungere: En ansatt har et enkelt standardspørsmål, nemlig når feriepengene utbetales. Hun går inn i selvbetjeningsportalen for å stille spørsmålet, og tas med på en enkel og intuitiv liten reise gjennom skjemaet. Etter noen få tastetrykk får hun svaret servert.
Dere slipper en unødvendig henvendelse, og den ansatte er tilfreds med å ha fått svaret på en rask og enkel måte. Gang dette med ti, eller tyve, eller hundre – eller bare antall ganger dere kan regne med å få en e-post med et liknende spørsmål. Hvor mye tid er spart?
Slike dynamiske skjemaer kan også løse standardspørsmål av mer komplisert art. Legger dere ned litt redaktørarbeid i å bygge skjemaer for de vanligste henvendelsene, har dere tilrettelagt for en skreddersydd og god informasjonsflyt i årevis framover. Og de gangene skjemaene ikke leder den ansatte til svaret, blir spørsmålet til en henvendelse – trygt plassert i system og rutet til rett person.
Les mer om hjelp til selvhjelp for ansatte her!
Oversikt og system for henvendelser er alfa og omega
I en avdeling der overflod av henvendelser er den største tidstyven, bør man ta problemet ved roten. Det sies at når man kapper et hode av et troll, vokser to nye hoder ut – og slik kan det føles når man rydder fellesinnboksen for e-post også: Dagen etter har det hopet seg opp like mange spørsmål, og du er tilbake til start.
Derfor har vi vektlagt hvordan du går til kjernen av problemet og slipper å drukne i henvendelser helt fra begynnelsen av.
Med et godt sakssystem som gir god oversikt, korrekte prioriteringer, effektiv kommunikasjon og ikke minst velinformerte, fornøyde ansatte, får dere frigjort tid til den viktige kjernevirksomheten avdelingen deres har ansvar for.
Har du spørsmål? Ta kontakt med oss!
