Kom i gang med sakstyper!

Hva er en sakstype?

I Pureservice finnes det flere ulike klassifiseringsmuligheter. En av disse er sakstyper. En sakstype sier noe om hvilke saker dere mottar, og hvilken prosess som skal benyttes i saken. Dette hjelper dere med å jobbe mer effektivt og smidig, samtidig som dere får en god oversikt over hvilke typer saker dere har fått inn. Vi skal i dette innlegget se på hvordan dere kommer i gang med sakstyper.

Under har vi beskrevet en prosess på 4 steg, som vil hjelpe dere med å komme frem til hvilke sakstyper dere trenger og hvordan jobbe med dem.

1. Start med å kartlegge hvilke typer saker dere mottar

I en kartleggingsfase går dere gjennom de mest vanlige henvendelsene dere mottar, og skaper dere en oversikt over hvilke prosesser dere har brukt for å løse de. Bruk dette til å definere hvilke sakstyper dere trenger. 

Det er viktig å skille på hva som er en kategori og hva som er en sakstype. Som nevnt sier sakstypen noe om prosessen som skal benyttes på saken, altså hvordan saksbehandleren skal håndtere saken. Mens en kategori sier noe om innholdet i saken. 

Sakstyper går på tvers av kategorier. Bildet under illustrerer dette: 

Et tips er å ikke starte med for mange sakstyper, start med de sakstypene dere faktisk trenger. Tenk hva dere trenger å ta ut rapporter på og hvilke prosesser dere benytter. 

2. Bli enige om hva sakstypene betyr, og hvilke saker de skal benyttes på

Får å få full verdi ut av sakstypene er det viktig at det er en enighet om hva sakstypene betyr, og man bør definere de slik at det er en forståelse blant saksbehandlerne og ikke noe tvil for de hvilken sakstype som skal settes på en sak.  

Illustrasjonen under viser eksempler på definisjoner på sakstyper:

3. Sett en rutine til sakstypen

I tillegg til at det er viktig at det er en forståelse blant saksbehandlerne hvilken sakstype en sak skal klassifiseres med, er det like viktig at de vet hvordan de skal håndtere saken. Man behandler for eksempel ikke en bestilling og en forespørsel likt.  

Sett opp en rutine knyttet til hver sakstype. Dette vil være med på å gjøre saksbehandleren trygg på hvordan de skal håndtere saken.  

4. Legg inn sakstypene i Pureservice

Når dere har definert de sakstypene dere trenger og har knyttet en rutine opp mot dem, er dere klare for å legge de inn i Pureservice. 

Sett den sakstypen dere får mest saker inn på som standard.  

Når sakstypene er lagt inn, kan dere enkelt holde oversikt over saker per type med rapportmodulen og iverksette eventuelle nødvendige tiltak.   

Og sånn kan det gjøres!  

Gjør dere litt arbeid i forkant med å finne de sakstypene som passer for dere og prosessene knyttet opp til de, vil dere jobbe mer effektivt og få en god oversikt over sakene dere har fått inn.