Stian Torland och resten av ICT-avdelningen ville ha ett ärendesystem som fler av organisationens avdelningar kunde använda. Samtidigt var det hög tid att byta ut det stora och komplicerade system som de använde på sin egen avdelning.
- "Vi behövde ett system som var lätt att använda för både handläggare och inte minst slutanvändarna - de andra medarbetarna i Fitjar kommun. Då använde vi ett större system som förmodligen skulle ha passat en stor organisation, men för oss var det för stort med för många klick via via och för mycket onödig information. Jag visste att vi behövde något skalbart, enkelt och smidigt, så jag kontaktade Pureservice", säger Torland.
Återvände till Pureservice efter att ha testat ett större system
Det var ingen slump att det var Pureservice som Torland kontaktade när organisationen ville gå över till ett mer anpassat system. När han började arbeta i organisationen för några år sedan var det Pureservice de använde.
- Och det fungerade bra! Men när vi skulle börja arbeta molnbaserat och var osäkra på hur vi skulle lösa integrationerna på bästa möjliga sätt för alla, passade vi på att testa en ny lösning som vi höll fast vid i några år.
Det visade sig dock att systemet faktiskt var för stort och komplext för deras organisation. Framför allt skulle det vara besvärligt och svårt att implementera på andra avdelningar.
Att få slutanvändarna att använda sin del av systemet är ofta den största utmaningen.
Ett verktyg som alla kan använda
I Fitjar kommun är slutanvändarna kommunens anställda - oftast avdelningschefer som ska rapportera in ärenden. Torland säger att det har varit lätt att få med sig alla användare i organisationen och att övergången har varit smidig och enkel.
- "Det beror till stor del på att lösningen i sig är enkel för slutanvändarna och att vi dessutom har integrerat flera avdelningar och skapat en portal där de kan göra mycket på egen hand", säger en nöjd Torland.
- "Sist men inte minst är Pureservice välkomnande för alla. Det är enkelt för handläggarna att gå direkt in i sina arbetsuppgifter, söka efter ärenden och få det de behöver gjort, utan en massa extraarbete.
Både skalbart och flexibelt när det behövs
Torland uppskattar också att Pureservice är mångsidigt när man behöver det. "Ett bra exempel är hur de har integrerat Fitjar Fire and Rescue Service i sin användning av Pureservice", säger Torland.
- Räddningstjänsten använder inte Pureservice som ett ärendesystem, utan för utrustningskontroller av fordon och annan utrustning på brandstationen. Personalen skannar då en QR-kod och går in i ett formulär, väljer vilket fordon de vill ha en utrustningskontroll på och går igenom en checklista. "Vi har byggt in en dynamik i formuläret som gör att de kan kryssa i att verktyg och utrustning är OK, eller rapportera avvikelser och lägga till anteckningar eller foton om det behövs. Det ger brandchefen en bra överblick.
Kommunen utökar nu också användningen av systemet till att omfatta vaktmästare. Enligt Torland kan det innebära att ännu fler av Pureservices funktioner kommer till användning:
- "Hittills har vi haft stor framgång med att använda Pureservice som ett internt system. När vi utökar med vaktmästare kan det bli aktuellt att använda Pureservice även för slutanvändare, så att de kan rapportera in saker som behöver åtgärdas runt om i kommunen.
Torland är särskilt nöjd med att Pureservice är norskt.
- "Vi är ju trots allt patrioter. Och inte minst förtjänar Pureservices medarbetare beröm, de är snabba på bollen och skickliga", avslutar han.
"Pureservice är välkomnande för alla. Det är lätt för handläggarna att gå rakt in i sina arbetsuppgifter, leta upp ärenden och få jobbet gjort utan en massa extraarbete."
Fitjar kommun
- Ligger i Sunnhordaland i Vestland fylke.
- Den kommunala organisationen har cirka 300 anställda.
- Återupptog användningen av Pureservice efter att ha haft ett annat och större system i några år.
- Började använda Pureservice som ett internt system på ICT-, HR- och löneavdelningarna samtidigt. Användningen av Pureservice har sedan spridit sig till Kundcenter och Brand och Räddning. Nu är det också vaktmästarnas tur.
- Kommunens HR-avdelning var först ut med att få en Pureservice-portal, som de använder för personalärenden och e-post. Rådgivaren Gro Skare Lien berättar att det fungerade så bra att hon rekommenderade verktyget till andra i organisationen.
|
