Karasjok kommun började använda Pureservice under 2020 för att hjälpa IT-avdelningen med deras uppgifter. Cirka 300 användare gör beställningar och rapporterar ärenden till tre eller fyra administratörer på IT-supporten.
- "Ärendesystemet rekommenderades till oss av flera andra kommuner, och efter några demos med olika leverantörer bestämde vi oss för att Pureservice passade oss bäst", säger Andreas Mäki, chef för IKT och digitalisering.
Så vad hände år 2023?
Byte till en mer tungrodd servicedesk
- I små kommuner har man en ekonomisk situation som gör att man måste vända på varje krona. Vi bytte från Pureservice och trodde att vi skulle få ett liknande system", säger Andreas.
Det visade sig inte riktigt stämma.
- Det nya systemet var visserligen oerhört flexibelt och funktionellt komplett, men det var också oerhört komplicerat att administrera. "Vi bytte helt enkelt till ett krångligare system", säger Andreas.
Efter ett år fick de erkänna att de gjort ett misstag och bytte tillbaka:
- "Vi insåg att Pureservice passar oss mycket bättre. Det är väldigt användarvänligt, har alla de funktioner vi behöver och allt ingår. Den lilla extrakostnaden tjänar vi in genom alla arbetstimmar vi sparar.
Bra på service och lokal närvaro
Andreas säger att Karasjok kommun saknade den lokala närvaron hos Pureservice, som utvecklas och drivs i Norge.
- "De är väldigt duktiga på service och är lätta att få tag på när vi behöver hjälp. Vi får svar direkt och behöver inte gå via en utländsk helpdesk.
Med det sagt är det inte IT-avdelningen som har det största behovet av hjälp:
- Vi funderar på att skicka administratörerna på någon av de regelbundna digitala utbildningarna för att fräscha upp deras kunskaper, men annars har vi inte så mycket kontakt med supporten. Pureservice är så pass användarvänligt att vi själva kan ändra saker och göra om layouter.
Det är kanske en större faktor att Pureservice har vissa språkalternativ som är extremt sällsynta i utlandsmyndigheter:
- Vi är en samisk kommun: Det är faktiskt förstaspråket i Karasjok. Därför betyder det mycket för oss att hela portalen också finns tillgänglig på samiska", säger Andreas.
Spännande med rapporteringsalternativen
Andreas ska just förklara hur de använder Pureservice när han avbryter sig själv:
- "Det viktigaste är felsökning och användarsupport, kunskapsdatabas och asset management - fråga mig inte vad det heter på samiska. Åh, det här måste du nämna: Rapporteringsmöjligheterna i Pureservice.
När IT-avdelningen behöver rapportera till kommunledningen kommer Pureservice väl till pass.
- "Det är enkelt för mig att ta fram rapporter som visar vårt resursutnyttjande. Hur många ärenden har vi, vad är det för typ av ärenden? Finns det vissa applikationer som har många ärenden och var behöver vi lägga fokus på utbildning?
Resultatet är att de kan visualisera vad IT-avdelningen i Karasjok faktiskt arbetar med:
- "Det är bra att kunna säga att vi hanterar x antal ärenden per dag och år, att (till exempel) 80 procent hanteras via e-post, 10 procent via telefon och så vidare. Det hjälper oss att måla upp bilden för ledningen uppåt i systemet.
Vi hoppas och tror att det kommer att bli en vacker bild.
Skrevet av Marius Jones
Få en gratis demonstrasjon
Vi er opptatt av at du skal få den beste opplevelsen når du prøver Pureservice. Derfor kan vi skreddersy din gratisversjon etter ditt behov, slik at du umiddelbart får den beste opplevelsen.
