Det är trevligt att ta en pratstund i kontorsköket. Men Pureservice ger en mycket bättre inblick i ärendehanteringen.

Från IT-avdelningen till resten av verksamheten

Einar Boiesen är Infrastructure & Service Manager på Alliance Healthcare Apotekdrift AS (för att vara exakt) och var en av de första i organisationen som använde applikationen. Högt upp på listan över anledningar till att välja Pureservice fanns de norska utvecklarna och det norska supportteamet som är lättillgängligt om man behöver råd eller hjälp.

Efter att IT-avdelningen framgångsrikt hade implementerat Pureservice ville Einar sprida de goda nyheterna till resten av organisationen.

- "IT-avdelningen var nöjd med Pureservice, och vi insåg att även andra avdelningar behövde en bättre överblick över inkommande förfrågningar", säger han.

Det var dock inte helt lätt att få med sig alla på en gång. IT-avdelningen är ofta mer villig att prova nya system, och så var det även här. Den allmänna inställningen hos de andra avdelningarna var att de inte hade tid att lära sig något nytt.

Einar fick anstränga sig lite för att visa hur de skulle få bättre överblick, kontroll och struktur på alla inskickade ärenden innan de blev övertygade.

- "Nu behöver vi inte missa något bara för att någon är på semester och inte kollar sin e-post", säger Einar.

Löser många varierande arbetsuppgifter med samma portal

Pureservice rullades sedan ut till flera avdelningar och används nu för så vitt skilda ändamål som

• Kommunikationsverktyg för HR
• Löneutbetalningar
• IT-förfrågningar
• Marknadsföring och försäljning
• Redovisning och bokföring
• Fastighetsförvaltning
• Kundcenter för partihandelskunder
• Kundcenter för apotek och sjukhus
• Och ännu fler...

Gemensamt för alla avdelningar är att de använder Pureservice för att ta emot och besvara förfrågningar internt. För att säkerställa att allt går smidigt har de satt upp regler för arbetsflöden som skickar remissen direkt till rätt avdelning. Varje avdelning har sin egen status, som de använder för att signalera var de befinner sig i ärendehanteringsprocessen.

Det enda undantaget är när vissa formulär avsiktligt utelämnas för att tvinga medarbetarna att prata med sin linjechef för att få tillgång till dem, i enlighet med interna rutiner.

Har ersatt alla andra kommunikationskanaler

Einar berättar att företaget är mycket nöjda med Pureservice, som nu har ersatt e-post, telefon och det ständigt populära "snacket vid kaffemaskinen".

- "Vi har utnyttjat systemet i så stor utsträckning som möjligt. Det har gett oss ett bättre dataunderlag och överblick över vår backlog, till exempel hur mycket arbete vi har fått från en förändring. Folk kan inte längre gömma sig och undvika förfrågningar, och det leder till bättre kommunikation internt.

- Vi är mycket nöjda", avslutar han.