Österbergs var i gång på sex veckor: – Hade kunnat klara det på två

IT-avdelningen på Österbergs var trött på att hantera ärenden via e-post. Kort tid senare var de live med ny servicedesk.

Österbergs är en logistik- och servicepartner för industrin i Värmland, Närke och Götaland. Med 125 medarbetare, egna turbilar och en serviceverkstad levererar de produkter och tjänster inom svets, bygg, pneumatik, produktion och hydraulik.

De är ett bolag som är vant med att ha kontroll på saker. Men internt på IT-avdelningen hanterade de allt via e-post. Det räckte inte riktigt till.

– Vi var sex personer som jobbade i samma inkorg, med personliga mappar för att hålla koll. Ju mer man växer och ju fler e-poster som kommer in, desto krångligare blir det, säger Tomas Wahlén, IT-chef på Österbergs.

Något behövde göras.

Boka en kostnadsfri demo och se hur Pureservice hjälper tre viktiga roller i din organisation

Ville ha en enkel och överskådlig servicedesk

Tomas tog hjälp av teknikern Peter Lindén – båda tidigare konsulter med lång erfarenhet av servicedesksystem – för att hitta rätt lösning. De hade redan några tydliga kriterier.

– För min del var det viktigt att systemet kunde hantera grundläggande ITIL. Vi var också måna om asset-funktionalitet och god överblick och spårbarhet för både oss och slutanvändarna. När vi bara använde e-post kunde slutanvändarna inte se hur vi följde upp deras ärenden, säger Peter.

Tomas fyller i:

– Vi har båda jobbat i ett annat servicedesksystem tidigare, som täckte alla funktioner men var ganska komplext att använda. Pureservice kan göra allt det samma, men på ett mycket enklare sätt.

Peter lyfter också fram Pureservices allt-i-ett-modell som en stor fördel:

– Licensmodellen är tydlig och enkel, och du behöver inte bygga på med add-ons och agenter utifrån. Du har dessutom fri tillgång till support för att bolla tankar och idéer utan att behöva oroa dig för stora konsultkostnader per timme.

Läs också: "IT-verktyget spred sig till HR-avdelningen på Skagerak Energi"

Snabb onboarding på sex veckor

Många fortsätter att använda ett system som inte fungerar bra, av rädsla för att det ska ta lång tid att få en ny servicedesk på plats. Österbergs tillhörde inte den kategorin.

– Från början var det tydligt från Pureservice hur man kommer i gång, så det var ingen oro för vår del. De svarade snabbt när vi ville sätta igång, och det har inte funnits några hinder på vägen, säger Peter.

Tomas berättar om en effektiv onboardingfas:

– Vi började med ett planeringsmöte och satte uppställde in de grundläggande inställningarna. Mellan mötena satt vi själva och konfigurerade, och sex veckor senare hade vi en körbar produkt.

Peter menar själv att det hade kunnat gå ännu snabbare om de hade prioriterat det:

– Hade vi bara suttit med det här hade vi varit klara på två veckor. Det tog en och en halv månad för att det finns annat att göra i företaget också.

Ser stora förbättringsmöjligheter för andra avdelningar

Österbergs har inte använt Pureservice länge, men har redan tankar på att utöka till fler avdelningar.

– Vi ser möjligheter att förbättra flödet för serviceverkstaden som tar emot maskiner och lånar ut utrustning. Ordermottagningen har dessutom samma inkorgslösning som vi hade, och det är något en servicedesk kan hantera bättre, säger Tomas.

Han berättar också att samarbetet underlättas av att Pureservice är en skandinavisk aktör:

– Det är enklare att få kontakt när man sitter nära varandra, och storleken på bolaget spelar också roll. Multinationella amerikanska företag med hundratusentals anställda är nog ofta tyngre att jobba med.

Peter avslutar med ett råd till andra som vill komma i gång snabbt med ny servicedesk:

– Ha ett tydligt mål, och håll det enkelt i början. Det kanske känns som att du inte har gjort tillräckligt, men du kan alltid bygga ut mer senare.

Boka en kostnadsfri demo och se hur Pureservice hjälper tre viktiga roller i din organisation

Boka en kostnadsfri demo och se hur Pureservice hjälper tre viktiga roller i din organisation: