Om en begäran om ett nytt lösenord faller mellan stolarna är det irriterande. Om du glömmer att följa upp ett barn som utsätts för våld i hemmet är det en katastrof.
Bufdir är en specialistmyndighet inom områdena barnavård, barn, ungdom och uppväxtvillkor, adoption, familjerådgivning, jämställdhet och icke-diskriminering samt våld och övergrepp i nära relationer. 6.500 medarbetare på 15 avdelningar använder alla Pureservice i större eller mindre utsträckning.
Det ger en överblick som är nödvändig när barns och ungdomars välbefinnande är beroende av att du gör ett bra jobb.
- Bättre än de största ärendehanteringssystemen
- "Vi har använt Pureservice i över sju år, så vi är veteraner", säger Kine Pettersen-Utne, ICT-rådgivare på Bufdir.
Hon förklarar att hon har arbetat med många av de största ärendehanteringssystemen på marknaden, med blandade resultat.
- "De stora systemen fungerar, men de är väldigt komplicerade, ofta med otroligt många funktioner som man i slutändan inte använder. Pureservice är det enklaste och mest användarvänliga system jag har stött på.
Hon lyfter särskilt fram dashboarden som samlar den viktigaste informationen på ett och samma ställe.
- "Man får så mycket information, men det är den information man behöver för att få en överblick över sina ärenden. Man har en massa mallar och regler som visar vad standarden ska vara, men man kan anpassa precis allt, precis som man vill.
Spara mycket tid med automatisering av uppgifter
I videon ovan nämner Kine flera av sina favoritfunktioner i Pureservice, bland annat formulärbyggaren och arbetsflödesreglerna.
Med formulärbyggaren (som namnet antyder) kan du bygga anpassade formulär utan att behöva kunna programmera, genom ett intuitivt dra-och-släpp-gränssnitt. Det är användbart för uppgifter som beställningar, frågor och felmeddelanden och gör att du kan samla in data, information och feedback.
Arbetsflöden är reglerna för vilka steg eller processer som ingår i en uppgift. De hjälper dig både att strukturera dina uppgifter och att automatiskt följa upp och kommunicera dem dit de ska.
- Det innebär att mycket av det arbete som man kanske måste göra manuellt kan automatiseras, vilket minimerar arbetsbördan för både mig och slutanvändarna", säger Kine.
Hon nämner också serviceportalen, som är Bufdirs interna namn på den självbetjäningsportal som alla Pureservice-kunder har tillgång till.
- "Serviceportalen är till för våra slutanvändare och vi kan konfigurera den precis som vi vill. Vi har beställningar som går på en egen knapp på förstasidan, där de kan se öppna och tidigare ärenden, plus andra användbara resurser så att allt är samlat på ett ställe. Det är det inte många som har.
För att sammanfatta.
- "Om någon behöver ett ärendehanteringssystem som passar alla användarnivåer skulle jag säga att Pureservice är det bästa", säger Kine.
