Värdet av samarbetszoner

Det kan vara mycket frustrerande när kommunikationen mellan avdelningarna inte fungerar. Det skapar extra arbete och manuella uppgifter. Pureservice är en servicedesk för alla servicefunktioner. Det innebär sömlös kommunikation mellan avdelningarna och snabbare lösningar på förfrågningar. Pureservice främjar samarbete.

En servicedesk för flera avdelningar

I grund och botten är en servicedesk eftertraktad och ett "måste" för IT-avdelningar. Med Pureservice får du full kontroll över alla förfrågningar och incidenter som rör IT i ditt företag. Hos många av våra kunder ser vi att det inte bara är IT som behöver få kontroll över sina förfrågningar, utan att flera andra avdelningar och team i organisationen har samma behov. Därför har servicedesken nu blivit ett populärt verktyg i hela organisationen. Ett verktyg som inte bara tar emot alla förfrågningar utan också automatiskt distribuerar dem till rätt personer och avdelningar samt öppnar och hanterar eventuella samarbeten mellan avdelningar. Vi har gjort arbetsflödet och samarbetet enkelt.

Så hur fungerar det i praktiken?

Låt oss titta på ett exempel:

En avdelningschef gör en anställning

I de flesta företag är det flera avdelningar som måste involveras i en rekrytering. HR har hand om avtal, ekonomi har hand om löner och skattekort och IT har hand om telefon, dator och tillhörande programvara osv. I ett företag utan servicedesk innebär det minst tre individuella e-postmeddelanden med olika fritext som måste följas upp individuellt och där den enda status du har är när någon svarar.

Om man gör samma operation med en servicedesk och med ett formulär som är tillgängligt för berörda avdelningschefer händer följande; Vid registrering av en nyanställd fyller man i ett dynamiskt formulär för möten som ändras utifrån de val och behov av information som finns för de aktuella valen för den tjänst som ska tillsättas.

När formuläret är ifyllt och inskickat registreras det som ett ärende i servicedesken med automatiskt genererade uppgifter till alla inblandade med relevant data från formuläret. Alla relevanta avdelningar som är involverade i anställningsprocessen tilldelas därmed uppgifter med deadlines och notifieringar för t.ex. registrering av användare i AD och rättigheter, skapande av e-postkonto, passerkort, beställning av PC, portering av mobilabonnemang, registrering i lönesystem, registrering i HR-system - för att inte tala om beställning av blommor till första dagen. Avdelningschefen får en fullständig översikt och kan enkelt hålla koll på ärendet och följa upp att uppgifterna utförs inom fastställda tidsfrister. Kan det bli mer agilt?

Exempel på ett dynamiskt formulär

Detta är bara ett av många exempel. Genom att använda interaktionszoner är det bara fantasin som sätter gränser. Läs mer om hur Skagerak Energy expanderade från IT till flera avdelningar här.

Samarbete mellan olika avdelningar

Det är tydligt att en servicedesk tillför ett stort värde till en organisation. Med samarbetszoner kan du också samarbeta vid servicedesken, mellan olika zoner och team.

En interaktionszon är en samling team som samarbetar inom ett specifikt område. Samarbetszonerna är anpassade till din organisation och ger dig fler valmöjligheter. Du kan till exempel styra vilka zoner som ska ha tillgång till ändringar och resurser, och ha olika kategorigrupper för olika team.

Är du intresserad av att veta mer?

"Vi valde Pureservice för att det var det bästa systemet av de vi tittade på. Att Pureservice dessutom har visat sig vara en professionell, utvecklingsorienterad och bra leverantör har varit en bonus. Vi använder Pureservice på flera olika avdelningar. Att de olika avdelningarna använder samma system och att medarbetarna har en självbetjäningsportal för alla sina frågor är en stor fördel."
Lillesands kommun

Så låt inget falla i glömska, undvik missförstånd och förseningar. Se till att alla inblandade får rätt inblick i och överblick över arbetsuppgifterna. Gör dig av med traditionella rutinuppgifter och förenkla vardagen för avdelningar och deras kollegor.

Vill du expandera till fler avdelningar?

Ta kontakt med vår rådgivare Terje Burum.
E-post: tb@pureservice.com

Vi ser fram emot det!