Asset Management och resursmodulen i Pureservice

Behöver du hålla koll på dina resurser?

Kanske har ni SSL-certifikat som behöver förnyas och skapar en kris en gång om året, eller så har ni tappat överblicken över vilken utrustning som finns i era mötesrum?

Oavsett om ni har lovat ledningen att ni ska titta på ett asset management-verktyg utan budget eller inte, så är det bra att veta att Pureservice har en resursmodul som är tillgänglig för alla.

Resursmodulen i Pureservice ingår i din prenumeration.

Vad är Asset Management - resurshantering?

Asset Management är en affärsmetod som är utformad för att maximera värdet på resurser och tillgångar inom en organisation genom att kombinera finansiell, avtalsmässig och inventeringsdata för att spåra statusen för en tillgång under hela dess livscykel. Det säkerställer att dina och din organisations materiella och immateriella tillgångar spåras och utnyttjas.

Kort sagt, tillgångsmodulen hanterar livscykeln för dina tillgångar. På så sätt kan du hantera dem och se till att rätt resurs används vid rätt tidpunkt. På så sätt kontrollerar du vad som är viktigt för driften av din organisation och livscykeln för dina resurser kan struktureras och stödja beslutsfattandet.

Längre fram i artikeln kommer vi att använda resurshantering för tillgångshantering.

Oavsett om du är en ITIL-entusiast eller inte är tillgångshantering viktigt för att hålla reda på organisationens tillgångar och resurser. Tillgångshantering är ett grundläggande stöd för ITIL-processer, inklusive ändrings-, incident- och problemhantering. Med rätt information och data tillgängliga kan teamen agera snabbt och förutse effekterna av förändringar snabbare, helst innan de inträffar. Därför bör insikter och information vara tillgängliga för organisationen så att den kan leverera värde snabbare.

Resurser har en begränsad livslängd. För att maximera det värde som en organisation kan skapa av resurserna kan livscyklerna hanteras proaktivt. Varje organisation kan definiera olika faser i livscykeln, men de omfattar vanligtvis planering, inköp, integration, underhåll eller uppgradering och slutligen bortskaffande.

Vad är en tillgång?

En resurs kan vara många saker. Nästan vad som helst kan definieras som en tillgång. Resurser, eller tillgångar, definieras som all information som ägs av organisationen, system eller hårdvara som används i organisationens operativa verksamhet. Exempel på resurser kan vara:

• System
• Datorer
• Licenser
• Mötesrum
• Skrivare
• Passerkort
• Kontrakt och överenskommelser

Vad som helst kan vara en tillgång. Beroende på vilken sektor eller bransch du arbetar i och vad som är viktigt för din organisation, definierar du vad som är en resurs.

Varför är resurshantering viktigt?

Resurshantering handlar om mer än att skapa en inventariekatalog. Det handlar om att kontinuerligt använda och underhålla tillgångsdata för att maximera avkastningen, minimera riskerna och skapa ökat värde för din organisation.

Genom att undvika onödiga inköp av tillgångar och utnyttja befintliga tillgångar på bästa sätt kan du också sänka kostnaderna för t.ex. licenser och support. Detta eliminerar slöseri och förbättrar effektiviteten.

Med resursmodulen i Pureservice får du information som är tillgänglig för alla. All data samlas på ett ställe och du kan lägga till beroenden, relationer och förändringar som är relaterade till resursen. Detta ger en överblick över vad som är viktigt för dig och din organisation.

När du vet var informationen finns och har data som är lätta att hitta, blir det också lätt att underhålla och förbättra datan. På så sätt skapar du en kontinuerlig förbättring av dina resurser.

Hur fungerar resursmodulen i Pureservice?

Resursmodulen är ett lättanvänt verktyg för enkel och effektiv resurshantering. Som ärendeansvarig i Pureservice har du en tydlig överblick över alla resurstyper och kan enkelt bygga upp egna listvyer med anpassade filter. När en resurs öppnas visas den i en egen flik på samma sätt som andra ärenden, ändringar, användare och företagsprofiler.

Om du inte har aktiverat resursmodulen kan du göra det genom att följa instruktionerna i vår FAQ, som du hittar här.

En resurstyp kan vara vad som helst som du definierar som en resurs eller något som du vill styra.

I en resurstyp kan du definiera följande:

• Namn på resurstypen
• En lämplig ikon
• Vilken interaktionszon som kan se den
• Resurstypens fält
• Statusar som blir resursens livscykel
• Vilka relationer resursen kan kopplas till

Innan du bestämmer dig för vilka fält du behöver måste du skapa resurstypen. Om du har använt formulärbyggaren för självbetjäningsportalen kommer menyn för att välja fält för resurstyper att vara en bekant syn.

Du väljer vilka fält du behöver och namnger dem efter behov. Du kan välja mellan rullgardinsmenyer, fritext, sifferfält och datumfält.

Tips från Pureservice: När du involverar ett datumfält kan du även starta workflows på resursen.

Exempel 1: Molntjänster och datalagring utanför EU

Ledningen fastställer att ni ska ha alla tjänster i molnet. I resursmodulen kan du skapa en översikt där du samlar alla tjänster med tillhörande fält som är viktiga för organisationen. På så sätt kan man ange vilket område tjänsten gäller för, om tjänsten levereras i molnet eller installeras lokalt och var datan lagras.

När ledningen senare ber om en uppdatering eller rapport om vilka tjänster som har data lagrad utanför EU, har du informationen lättillgänglig med tillhörande relationer och avtal.

Exempel 2: Mötesrum och utrustning

Du får en förfrågan om att projektorn i mötesrummet Fossekall har slutat fungera. När du går in i resursmodulen ser du att projektorn i fråga redan har varit inne för reparation tidigare. Den här gången väljer du att projektorn ska bytas ut och hittar kontaktuppgifter till den leverantör som är kopplad till resursen.

Resursmodulen har alltså försett dig med information om när projektorn senast reparerades, vilken leverantör den tillhör, vem du ska kontakta och eventuella avtal med leverantören. Eftersom avtalet är uppladdat till resursen kan du enkelt ladda ner det och läsa att du kan lämna in projektorn för återvinning och få rabatt på en ny. Du kan sedan skapa ett arbetsflöde där du skriver att projektorn är trasig, kontaktar leverantören och beställer en ny projektor till rabatterat pris.

Du har nu beställt en ny projektor och kan fortsätta att övervaka mötesrummet Fossekall. Om mötesrummet ofta har problem finns det utrymme för mer data om vad som kan vara orsaken.

För att sammanfatta kort

Fördelarna med resurshantering är många. Resurser dokumenteras ofta på för många ställen av flera olika personer. Med ett tydligt ägarskap och ett verktyg som centraliserar informationen blir resurshanteringen mycket exakt. Som ett resultat är det lätt för dig att fatta välgrundade beslut.

Vilket resultat du vill uppnå för din organisation är avgörande. För det första måste du definiera vad behovet är, och behovet styr vad som behöver göras. Sedan måste resurserna underhållas och bli en del av den dagliga verksamheten.

En framgångsrik implementering av asset management bygger på god planering och tydliga riktlinjer för användning och underhåll. I Pureservice kan du styra åtkomsten till vem som kan se och hantera olika resurser. På så sätt kan du fördela ansvar baserat på resurs och område och få ut maximalt värde av din organisations resurshantering.

Vill du höra mer?

Vill du titta närmare på vad Pureservice kan göra för att stödja dina behov? Hör av dig till din Customer Success Manager för ett trevligt samtal om resurshantering.

Marius Eldor Børseth
Chef för kundframgång

Synne Mari Jacobsen Myrbø
Kommunikationschef