Att byta servicedesk kan vara en utmaning när medarbetarna är vana vid ett manuellt system. Motstånd mot förändringar är inte ovanligt. Varför ändra på något som fungerar idag? Utan noggrann planering, bra utbildning och tydlig kommunikation kan införandet av nya system leda till förvirring, frustration och inte minst störningar.
Marius Eldor Børseth är Customer Success Manager på Pureservice. Han är angelägen om att kunderna lägger ner mycket tid på den inledande fasen.
- "Dåligt planerade övergångar slår förr eller senare tillbaka mot dig. Det kan inte bara skapa mycket frustration bland medarbetarna, utan det kan också bli ganska kostsamt", säger han.
Hur säkerställer du en smidig övergång med minimal stilleståndstid?
Var transparent och involvera dina medarbetare
Enligt Børseth är det viktigt att man först definierar vad man vill uppnå med det nya systemet.
- "Det viktigaste redan från början är att fråga sig själv vilka resultat man vill ha, vad man vill uppnå och hur man ska nå dit på enklast möjliga sätt", förklarar han.
När behovsanalysen är klar och målen har definierats bör en utrullningsstrategi upprättas med tydliga milstolpar för implementeringen. Detta följs av konfigurationer, integrationer och datamigrering. Dessutom är utbildning och tydlig kommunikation viktigt för en smidig övergång.
Børseth betonar vikten av engagemang. "När man byter servicedesk eller går från ett manuellt till ett organiserat system innebär det ett antal tekniska, organisatoriska och kulturella förändringar i verksamheten. Dessa förändringar kan ha stor påverkan på processer, leveranser och medarbetarnas vardag.
- Det sämsta du kan göra är att tvinga på medarbetarna beslut. Var öppen och inkludera alla genom hela processen. Många människor har ett naturligt motstånd mot förändringar och ser kanske inte behovet av att byta ut något som tekniskt sett fungerar", säger Børseth.
"Hur processen ser ut i praktiken avgörs till stor del av företagets storlek, organisationskultur och ambitionsnivå", förklarar han.
- "Oavsett vilket är vår roll att erbjuda en väg som hjälper dig att lyckas", tillägger han.
Uppnå full kontroll och efterlevnad
Med Pureservice Change Management får du full kontroll över förändringsprocesser och kan planera, följa upp och dokumentera förändringar på ett strukturerat sätt. Det ger dig färre manuella uppgifter, bättre överblick och enklare processer.
Som Børseth säger:
- "Du kan köra förändringshantering i vår portal och planera allt där. Det förenklar, minskar pappersarbetet och sparar mycket tid.
En av de största fördelarna med Change Management är att det ger full insikt i vem som har gjort vad och hur, samtidigt som det automatiserar tidskrävande processer. Detta säkerställer att förändringar hanteras konsekvent enligt bästa praxis.
- "Change Management ger dig en enorm kontroll, och du kan automatisera processer som du annars skulle lägga mycket tid på", förklarar Børseth.
När revideringar sker är dokumentationen också lättillgänglig. All historik finns samlad i en och samma lösning, så du behöver inte söka efter information manuellt.
- "Om du står inför en revision och har följt våra råd vet du exakt vad som har hänt med bara några få knapptryckningar. Det är det vi underlättar", säger Børseth.
Viktiga funktioner i Pureservice Change Management:
- Samlar all kommunikation om en förändring oavsett kanal
- Skapar en rollback-plan ifall något går fel
- Gör det möjligt att registrera timmar för förändringsrelaterade uppgifter
- Beräknar automatiskt risk med hjälp av en smart prioriteringsmatris
- Enkelt att omvandla en supportförfrågan till en förändring
Genom att använda Pureservice Change Management kan IT-chefer säkerställa stabila tjänster, minska antalet fel och effektivisera förändringsprocesserna.
