Kan en självbetjäningsdisk lösa absolut alla dina problem?

Får du förfrågningar från kunder och medarbetare i en takt som du har svårt att hänga med i?

Oavsett om du arbetar inom IT, HR eller kundservice har förväntningarna på snabba svar ökat dramatiskt. Det är nästan omöjligt att leva upp till om du inte har några andra verktyg än e-post, telefon och post-it-lappar.

Om du måste följa upp allt manuellt är det inte konstigt att du känner dig som en drunkningsdöd.

Vad är då lösningen? Den uppmärksamme läsaren av rubriken har förmodligen redan gissat svaret.

Ge upp en del av arbetet med självbetjäning

Så vi pratar om självbetjäning. Mer specifikt: En dedikerad självbetjäningsportal.

Pureservices självbetjäningsportal är den del av din servicedesk som kunder och användare ser. Här kan de bland annat

• Rapportera förfrågningar via anpassade och smarta formulär.
• Följa upp redan inrapporterade ärenden.
• Söka efter svar i kunskapsartiklar.
  
  

Portalen kategoriserar och vidarebefordrar förfrågningar till rätt person, så att dubbelarbete eller oklar ansvarsfördelning undviks.

Och inget går förlorat i inkorgen!

Låt självbetjäningsportalen göra jobbet åt dig

Det häftigaste med självbetjäningsportalen är förmodligen detta: Den kan föreslå sätt att lösa problemet direkt till den användare som rapporterar det.

Mycket tid går ofta åt till att svara på enkla frågor, t.ex. hur man ställer in e-post på en ny telefon. Nu kan dessa frågor lösas utan att du som ärendehanterare behöver vara inblandad överhuvudtaget.

Alla formulär kan konfigureras med dynamiskt innehåll, som ändras beroende på vilka val användaren gör. Om inte ärendet är mycket komplicerat eller aldrig har lösts tidigare kan portalen guida användaren genom hur man löser det själv.

Detta minskar antalet aktiva ärenden avsevärt och gör att du kan lägga din tid på de ärenden som faktiskt behöver följas upp ytterligare.

Fördelarna med en självbetjäningsportal: Nästan gränslösa

Många av de stora irritationsmomenten i vardagen försvinner också så snart du börjar använda självbetjäningsportalen.

Får du till exempel många e-postmeddelanden utan all den information du behöver för att lösa problemet? Självbetjäningsportalen påminner användarna om att fylla i all relevant information genom att göra den obligatorisk.

Händer det att du svarar på en förfrågan bara för att upptäcka att någon annan redan har gjort det? Självbetjäningsportalen talar om för dig när ärendet redan har påbörjats.

Användaren kan kontrollera statusen och lägga till ny information så snart den blir tillgänglig.

Sammantaget leder självbetjäningsportalen till mindre arbete, snabbare svarstider - och i slutändan nöjdare kunder och medarbetare.

När du dessutom registrerar alla förfrågningar i samma system över tid får du tillgång till data och insikter som kan användas för att förbättra effektiviteten. Ladda ner rapporter och upptäck vilken utrustning som oftast är kopplad till problem.

Vill du veta mer om självbetjäningsportalen?

Det bästa sättet att lära sig något är att prova själv. Därför har vi gjort självbetjäningsportalen tillgänglig kostnadsfritt i 60 dagar för alla som vill prova.

Klicka runt och se hur det fungerar och försök skapa dina egna formulär och arbetsflöden. Portalen är så pass användarvänlig att den kräver minimalt med hjälp utifrån.

Om du vill höra från några nöjda användare kan du läsa om IKT Agder eller ta reda på varför Bufdir kallar Pureservice för det bästa system de har provat.