Så här använder du samarbetszoner för att lösa problem snabbare

Föreställ dig ett typiskt företag med olika avdelningar: HR, IT, kundtjänst och ekonomi. Alla arbetar med sina egna saker, men ibland behöver de arbeta tillsammans. Det är här samarbetszonerna kommer in i bilden.

En samarbetszon är ett separat område i Pureservice som är avsett för en avdelning. Här hanterar de sina egna ärenden, men kan också vid behov skicka dem vidare till andra avdelningars samarbetszoner.

Interaktionszonerna kan vara öppna eller stängda. Om du vidarebefordrar ett ärende till en annan avdelning innebär det inte automatiskt att de har tillgång till din zon. HR kan ha nytta av en sluten zon för att hantera känsliga personalärenden, medan IT och support ofta har öppen tillgång till varandra för ett mer sömlöst samarbete.

Hur samarbetszoner fungerar i praktiken

Låt oss säga att en anställd upptäcker att han inte har fått rätt lön utbetald. Han skickar ett ärende till HR, som kontrollerar att alla timmar har registrerats korrekt, men inser att felet ligger i ekonomisystemet.

Hur fungerar det i praktiken, utan samarbetszoner?

Ungefär så här: HR måste skicka ett mejl till ekonomiavdelningen, invänta svar och sedan uppdatera medarbetaren manuellt. Det är omständligt och tar ofta lång tid.

Med samarbetszoner? HR behåller ärendet hos sig, men skapar en uppgift för finanszonen som tar emot den utan att ha tillgång till hela ärendet. När felet rättas till uppdaterar ekonomiavdelningen uppgiften och HR kan snabbt meddela en lättad medarbetare att lönen kommer att korrigeras vid nästa utbetalning.

Om ett ärende skickas över av misstag kan det enkelt flyttas till en annan samarbetszon, som sedan kan stänga av åtkomsten till den avdelning som det kom ifrån.


Teamorganisation gör att du kan arbeta smart och flexibelt
En samverkanszon kan också ha flera team. Exempelvis kan ekonomizonen bestå av både ett löneteam och ett redovisningsteam. Uppgifter kan skapas internt för var och en av grupperna för att säkerställa att rätt personer hanterar rätt uppgifter.

Varför är det här smart?

• Inga fler ärenden skickas runt i blindo - du vet alltid vem som arbetar med ärendet.

• Bättre överblick - Alla relevanta avdelningar ser status i realtid där det behövs.

• Snabbare lösningar - Uppgifter kan skapas direkt till rätt team, utan fördröjningar.

• Flexibilitet och säkerhet - Känslig information delas inte med fel personer, utan kan delas när det behövs.

Anpassa samarbetszonerna efter hur ni arbetar

Alla avdelningar har olika behov, och därför kan samarbetszonerna utformas så att de passar just din organisation. IT kan behöva hålla koll på systemåtkomst och infrastruktur, medan ekonomi och HR vill ha en enkel lösning för att följa upp förfrågningar. Valet är ditt!

Om du är trött på att saker tappas bort, glöms bort eller skickas runt utan mål och mening är interaktionszoner i Pureservice förmodligen en mycket bra lösning.