Tikker det inn henvendelser fra kunder og medarbeidere i et tempo du sliter med å henge med på?
Enten du jobber med IT, HR eller kundeservice, har forventningene til rask respons steget drastisk. Det er nesten umulig å leve opp til hvis du ikke har andre verktøy enn e-post, telefon og post-its.
Må du følge opp alt manuelt, er det ikke rart om det kjennes som du drukner.
Hva er løsningen? Den oppmerksomme leser av overskriften har nok allerede gjettet svaret.
Vi snakker altså om selvbetjening. Nærmere bestemt: En dedikert selvbetjeningsportal.
Selvbetjeningsportalen til Pureservice er delen av servicedesken din som kunder og brukere ser. Her kan de blant annet:
Portalen sørger for å kategorisere og videresende forespørsler til riktig person, så dere slipper dobbeltarbeid eller uklar ansvarsfordeling.
Og ingenting går tapt i innboksen!
Det stiligste med selvbetjeningsportalen er nok dette: Den kan foreslå måter å løse saken på direkte til brukeren som melder den inn.
Ofte går det mye tid med på å svare på enkle spørsmål, som for eksempel hvordan man setter opp e-post på ny telefon. De kan nå løses uten å involvere deg som saksbehandler i det hele tatt.
Alle skjemaene kan konfigureres med dynamisk innhold, som endrer seg utifra valgene brukeren gjør. Med mindre saken er veldig komplisert eller aldri har blitt løst før, kan portalen altså guide brukeren gjennom hvordan man løser den selv.
Det kutter mengden aktive saker betraktelig, og lar dere bruke tiden på sakene som faktisk trenger videre oppfølging.
Mange av de store irritasjonsmomentene i hverdagen forsvinner også så fort du tar i bruk selvbetjeningsportalen.
Mottar du for eksempel mange e-poster uten all informasjonen du trenger for å løse problemet? Selvbetjeningsportalen minner brukerne på å fylle ut all relevant info, ved å gjøre den pålagt.
Hender det at du svarer på en forespørsel, bare for å oppdage at noen andre allerede har gjort det? Selvbetjeningsportalen sier fra når saken allerede er påbegynt.
Brukeren kan selv gå inn og sjekke status, og legge til ny informasjon så fort den blir tilgjengelig.
I det hele tatt fører selvbetjeningsportalen til mindre jobb, raskere responstid – og til syvende og sist mer fornøyde kunder og ansatte.
Når du i tillegg fanger opp alle forespørsler i samme system over tid, får du tilgang på data og innsikt som kan brukes til å effektivisere. Hent ut rapporter, og oppdag hva slags utstyr som oftest er koblet til problemer.
Den beste måten å lære noe på er å prøve det selv. Derfor har vi gjort selvbetjeningsportalen gratis tilgjengelig i 60 dager for alle som vil prøve.
Klikk deg rundt og se hvordan den fungerer, og prøv å sette opp dine egne skjema og arbeidsflyter. Portalen er brukervennlig nok til å trenge minimalt med assistanse utenfra.
Vil du høre fra noen fornøyde brukere, ta en kikk på denne saken om IKT Agder, eller finn ut hvorfor Bufdir kaller Pureservice det beste systemet de har prøvd.