Saksbehandlere skal ofte jobbe sammen på tvers av avdelinger, roller og ansvarsområder. Det kan gjøre det vanskelig å sikre god oversikt, effektivt samarbeid og riktig fordeling av saker.
Heldigvis er det fullt mulig å løse.
Pureservice har organisert saksbehandlere i samhandlingssoner og team. Den strukturen hjelper deg å jobbe smartere, raskere og mer forutsigbart, uansett om det gjelder IT, HR, drift, lønn eller andre støttefunksjoner.
La oss fortelle hvordan det fungerer.
En samhandlingssone er et felles arbeidsområde der flere saksbehandlere samarbeider og har innsyn i hverandres saker. Du kan tenke på det som en arbeidsflate for et område av virksomheten, et sted hvor alle jobber med tilgrensede oppgaver og deler informasjon. Typiske samhandlingssoner er IT, HR og økonomi.
Innsyn er begrenset til dem du deler samhandlingssone med. Andre samhandlingssoner kan ikke se dine saker.
Et team er en avgrenset gruppe med saksbehandlere innenfor samme samhandlingssone. Teamet håndterer et tydelig definert sett med saker, oppgaver og ansvarsområder.
En IT-sone kan for eksempel være inndelt i:
En økonomi-sone kan være delt inn i:
Med klar ansvarsfordeling mellom teamene, blir det mye lettere å sende saker til riktig sted.
Noen saker inneholder sensitive opplysninger, og iblant må tilgangen begrenses av hensyn til personvern, konfidensialitet eller interne retningslinjer. I så fall kan du velge å opprette et privat team. De opererer helt lukket, uten at noen andre får innsyn.
I samhandlingssonen IT kan for eksempel Sikkerhet være et privat team. Tilsvarende vil Lønn ofte være et privat team i en samhandlingssone for økonomi.
Der samhandlingssonen gir oversikt og legger til rette for samarbeid, sørger team for struktur, eierskap og en tydelig ansvarsdeling.
Til sammen får du en lett flyt av saker mellom saksbehandlere, samtidig som personvernet ivaretas når det er nødvendig. Det går faktisk an å få det beste av begge verdener.
Topp 3 gevinster av team og samhandlingssoner
|