- Vi samarbetar mer i team nu, och medarbetarna inser värdet av och möjligheterna med verktyget
Liz Merete Tangen
HR-chef, Østre Toten kommun
- Överblicken och möjligheten att systematisera arbetsuppgifterna på ett nytt sätt har gjort oss till ivriga case managers som pratar omvåra ärenden och hur vi kan hjälpa varandra. Vi har gått från "jag och mina" till "vi och våra" sedan vi började använda Pureservice. Det är en förändringsprocess i sig", säger HR-chefen Liz Merete Tangen.
Före den stora dataattacken mot Østre Toten kommun 2021 var det bara IT-avdelningen som använde Pureservice. Efter attacken lades användningen på is. Men i arbetet med att få igång rutinerna igen återupptog de användningen av Pureservice - och den här gången på flera avdelningar.
- HR-avdelningen uttryckte att de behövde en bättre överblick. I HR ingår områdena lön, medborgarcenter, kommunikation, HSE, post och arkiv samt personal. Avdelningen behövde samordna förfrågningarna", säger André Alves, kommunens rådgivare för digital transformation.
Vill du se vad Pureservice kan göra för ditt företag? Boka en gratis demo här!
Pureservices självbetjäningsportal är nu tillgänglig för alla anställda i Østre Toten kommun. Medarbetarna har nu möjlighet att skicka in ärenden och se tillgängliga tjänster från bland annat HR-avdelningen. HR-chef Tangen är mycket nöjd.
- "Vi har nu en bättre överblick över arbetsuppgifterna. Samarbetet mellan medarbetarna har ökat. Självbetjäningsportalen ger oss full kontroll över kategorisering och ärendeflöde. HR-avdelningen ger nu bättre service till hela organisationen", säger hon.
Internt på avdelningen löper allt också smidigare, till exempel vid frånvaro.
- "Vi har inte längre några utmaningar när någon är frånvarande, eftersom överblicken ändå finns i Pureservice. Om en medarbetare är på semester eller sjuk är det enkelt att fördela ärendena till en annan handläggare.
Att återhämta sig från dataintrånget var en förändringsprocess i Østre Toten kommun. HR-avdelningen var angelägen om att ha ett mänskligt perspektiv i arbetet med att skapa nya rutiner. "Övergången till ett nytt system var givande eftersom det fanns så många möjligheter i Pureservice", säger Tangen.
- "Själva introduktionen var också viktig. Det underlättade diskussioner om metoder och arbetsprocesser. "Vi fick en ny medvetenhet och inte minst en mognad. Vi samarbetar mer i team nu, och medarbetarna ser värdet och möjligheterna med verktyget", säger hon.
- Leveranserna har också blivit mer genomtänkta tack vare bra diskussioner över avdelningsgränserna. "Vi har helt enkelt blivit mer professionella", säger HR-chefen.
André Alves har funnits tillgänglig för medarbetarna som en digital rådgivare, förutom att han fått utbildning av Pureservice. Han menar också att övergången till systemet har stärkt lagandan.
- "Förutom de kurser som Pureservice anordnat har jag funnits tillgänglig för enskilda drop-in-möten för medarbetarna. Där har vi suttit ner och sett hur jag kan hjälpa dem att komma igång. Så småningom gick vi över från individuell utbildning till gemensamma diskussioner mellan kollegor över disciplingränserna", säger Alves.
Detta har gett HR-avdelningen en helt ny känsla av lagarbete, enligt rådgivaren:
- "Att ha gemensamma diskussioner över avdelningsgränserna är mycket positivt. Vi har olika behov, tankar och åsikter. Vi utmanas av andra, och det öppnar upp för nya smarta lösningar", avslutar Alves.