På Alliance Healthcare spred sig ryktet snabbt till de andra avdelningarna och Pureservice har nu ersatt både kaffeprat och e-post som de huvudsakliga kommunikationskanalerna. Det ger struktur och insikt på en nivå som man tidigare bara kunnat drömma om.
IT-avdelningen var nöjd med Pureservice, och vi insåg att även andra avdelningar behövde en bättre överblick över inkommande förfrågningar
Einar Boiesen
Infrastruktur- och servicechef
Alliance Healthcare Norway levererar läkemedel till 150 Boots-apotek, sjukhus och sjukhusapotek samt till fristående apotek och den kommunala hälso- och sjukvården. De är en av fem godkända fullsortimentsgrossister i Norge och har distributionslager i Langhus och Tromsö.
De har använt Pureservice i sex år, för ett stort antal olika aktiviteter. Men allt började, som det ofta gör, med IT-avdelningen.
Einar Boiesen är Infrastructure & Service Manager på Alliance Healthcare Apotekdrift AS (för att vara exakt) och var en av de första i organisationen som använde applikationen. Högt upp på listan över anledningar till att välja Pureservice fanns de norska utvecklarna och det norska supportteamet som är lättillgängligt om man behöver råd eller hjälp.
Efter att IT-avdelningen framgångsrikt hade implementerat Pureservice ville Einar sprida de goda nyheterna till resten av organisationen.
- "IT-avdelningen var nöjd med Pureservice, och vi insåg att även andra avdelningar behövde en bättre överblick över inkommande förfrågningar", säger han.
Det var dock inte helt lätt att få med sig alla på en gång. IT-avdelningen är ofta mer villig att prova nya system, och så var det även här. Den allmänna inställningen hos de andra avdelningarna var att de inte hade tid att lära sig något nytt.
Einar fick anstränga sig lite för att visa hur de skulle få bättre överblick, kontroll och struktur på alla inskickade ärenden innan de blev övertygade.
- "Nu behöver vi inte missa något bara för att någon är på semester och inte kollar sin e-post", säger Einar.
Pureservice rullades sedan ut till flera avdelningar och används nu för så vitt skilda ändamål som
Gemensamt för alla avdelningar är att de använder Pureservice för att ta emot och besvara förfrågningar internt. För att säkerställa att allt går smidigt har de satt upp regler för arbetsflöden som skickar remissen direkt till rätt avdelning. Varje avdelning har sin egen status, som de använder för att signalera var de befinner sig i ärendehanteringsprocessen.
Det enda undantaget är när vissa formulär avsiktligt utelämnas för att tvinga medarbetarna att prata med sin linjechef för att få tillgång till dem, i enlighet med interna rutiner.
Einar berättar att företaget är mycket nöjda med Pureservice, som nu har ersatt e-post, telefon och det ständigt populära "snacket vid kaffemaskinen".
- "Vi har utnyttjat systemet i så stor utsträckning som möjligt. Det har gett oss ett bättre dataunderlag och överblick över vår backlog, till exempel hur mycket arbete vi har fått från en förändring. Folk kan inte längre gömma sig och undvika förfrågningar, och det leder till bättre kommunikation internt.
- Vi är mycket nöjda", avslutar han.