– Pureservice är lite långt att säga, så vi har brandat det som ”Pus”, skrattar service manager Audun Sivertsen.
”Pus” betyder katt på norska, och den har snabbt fått en central roll.
Nyligen kom det in ett ärende från en invånare som ville be några rivningsarbetare att vara extra försiktiga, eftersom hans egen katt gärna höll till i området. Det blev ett samtalsämne på kontoret och visar att systemet används till både stort och smått.
Innan Pureservice använde Vestfold fylkeskommune ett annat system. När de behövde göra en ny upphandling blev det ett tillfälle att se om de kunde hitta något ännu bättre.
– Vi utvärderade både kvalitet och pris, och Pureservice utmärkte sig på båda. Vi fick det bästa av två världar, berättar Audun.
Han uppskattar att de nu är runt 150 handläggare totalt i Pureservice, med en användarbas på grovt räknat 10 000 elever och 2 500 anställda. Dessutom är alla fylkeskommunens invånare potentiella användare, eftersom de kan skicka in ärenden via självbetjäningsportalen.
Förutom skolan, som är den största användargruppen, används Pureservice bland annat av fylkeskommunens kollektivtrafikavdelning. Snart ska systemet rullas ut till serviceavdelningen, som består av vaktmästare, lokalvårdare och växel.
En av Pureservices populära moduler är assets, eller utrustningshantering. Den har en egen utlåningsfunktion, som faktiskt kan spåras tillbaka till Vestfold fylkeskommune.
– God utrustningshantering var ett av kraven i upphandlingen. En av förutsättningarna blev därför att Pureservice skulle utveckla en utlåningsmodul som kunde stödja våra processer, berättar Audun.
Fylkeskommunen har en datorordning för eleverna, där varje dator ska registreras, lämnas ut och till slut byta ägare. I dag finns datorer, iPads och tjänstetelefoner i modulen, både för elever och anställda.
– Eftersom modulen blir vårt inventariesystem och ska hålla koll på stora värden behövde vi bättre behörighetsstyrning, så att inte alla kunde gå in och ändra status på en enhet. Det har vi fått på plats nu, säger Audun.
Audun berättar att handläggarna har tagit emot det nya systemet mycket positivt, och att fler ärenden registreras. Förfrågningar som tidigare låg utspridda i olika inkorgar registreras nu, vilket ger bättre överblick och sparar tid.
– Antalet inrapporterade ärenden har tiodubblats på vissa avdelningar. Användarna registrerar dem i en helt annan utsträckning än med det gamla systemet. Vi har till exempel fått återkoppling från HR om att det sparar dem massor av tid jämfört med att hantera ärenden via gemensamma mejlkonton.
Han tvekar inte när han får frågan om vilka Pureservices starkaste sidor är:
– Systemet är responsivt och snabbt, och gränssnittet är både fräscht och intuitivt att jobba i.
Men det återstår fortfarande stora saker för fylkeskommunen:
– Vi har startat ett projekt för att erbjuda Pureservice till alla som arbetar med någon form av ärendehantering, kundtjänst eller användarsupport, både internt och externt, säger Audun.
Det blir alltså betydligt mer än katter för Pus att hålla koll på framöver.