Se for deg en typisk bedrift med ulike avdelinger: HR, IT, kundeservice og økonomi. Alle jobber med sine egne ting, men noen ganger må de samarbeide. Det er her samhandlingssoner kommer inn.
En samhandlingssone er et separat område i Pureservice, satt av for én avdeling. Her håndterer de egne saker, men kan også sende dem videre til andre avdelingers samhandlingssoner ved behov.
|
Hva er egentlig en sak? En sak (ofte kalt en ticket) kan være alt fra en ansatt som ikke får tilgang til lønnssystemet, en nyansatt som trenger å opprette IT-bruker, eller en feilrapportering fra økonomiavdelingen. Kort sagt: alt som krever oppfølging og en løsning. |
Samhandlingssoner kan være åpne eller lukkede. Sender du en sak videre til en annen avdeling, betyr det ikke automatisk at de får innsyn i din sone. HR kan ha nytte av en lukket sone for å håndtere sensitive personalsaker, mens IT og support ofte har åpent innsyn til hverandre for mer sømløst samarbeid.
La oss si at en ansatt oppdager at han ikke har fått utbetalt riktig lønn. Han sender en sak til HR, som sjekker at alle timer er registrert riktig, men ser at feilen ligger i økonomisystemet.
Hvordan fungerer det i praksis, uten samhandlingssoner?
Omtrent sånn: HR må sende en e-post til økonomiavdelingen, vente på svar og deretter oppdatere den ansatte manuelt. Det blir tungvint, og tar ofte lang tid.
Med samhandlingssoner? HR beholder saken hos seg, men oppretter en oppgave til økonomisonen, som får den tilsendt uten innsyn i hele saken. Når feilen er rettet, oppdaterer økonomiavdelingen oppgaven, og HR kan gi rask beskjed til en lettet ansatt om at lønnen blir korrigert på neste utbetaling.
Blir en sak sendt over ved en feil, kan den lett flyttes over til en annen samhandlingssone, som deretter kan kutte innsyn til avdelingen den kom fra.
Teaminndeling lar deg jobbe smart og fleksibelt
En samhandlingssone kan også ha flere team. For eksempel kan økonomisonen bestå av både et lønnsteam og et regnskapsteam. Oppgaver kan opprettes internt for hver av gruppene, for å sikre at riktige personer håndterer de rette oppgavene.
Hvorfor er dette smart?
Alle avdelinger har forskjellige behov, og derfor kan samhandlingssoner settes opp så de passer godt til din bedrift. IT trenger kanskje å holde styr på systemtilganger og infrastruktur, mens økonomi og HR vil ha en enkel løsning for å følge opp henvendelser. Du bestemmer!
Hvis du er lei av at saker forsvinner, blir glemt eller sendes rundt uten mål og mening, er samhandlingssoner i Pureservice sannsynligvis en veldig god løsning.